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      洛陽化纖銷售EMRP實踐談

      瀏覽次數:3483發布時間:2007-10-15

        2000年5月國家投資60億、年產20萬噸的洛陽石化化纖工程正式開工運行,隨即從上游化工原料三苯至最終的化纖滌綸長、短纖維,總計五大系列數十種產品相繼投放市場,產品銷售區域遍布19個省市區,各類渠道及客戶達近百家之多。
        
        與此同時,化纖營銷的物流、資金流和信息流量越來越大,進行采集、整理和控制的工作量與日劇增。但這些工作卻在依賴多個部門統計人員的手工作業,不僅工作效率低;信息不能共享;浪費人力資源,而且各種數據的準確性難以保證;信息流傳遞渠道不暢;速度緩慢;滯后嚴重,同時造成內部營銷管理透明度較低。這種狀況給洛陽石化這個初涉化纖行業,尚未透徹了解化纖市場莫測變化的新手,在銷售方面造成了極大的被動。引入現代化信息管理手段,實現信息共享,加快信息流動,實現對市場快速反應能力已成為當務之急。因此用先進的信息管理手段,建設化纖營銷管理系統被提上了議事日程。
        
        一談軟件選型-知已知彼,首戰不貽
        引入先進的營銷管理信息系統,對于所有的企業至少有兩條路可走,一是完全根據企業需求進行定制開發,二是購買通用的營銷管理軟件適當修改后直接投用。前者屬于個性化產品,完全能滿足企業需求,但開發周期相對較長,所投入的人、才、物成本較高。后者由于是通用軟件,與企業實際需求會有所差異,但開發周期短,上線速度快。
        
        [$page$]經過反復對比,也為解燃眉之急,我們選擇了后者。于是開始確認自身的營銷管理需求,為軟件選型做準備。根據一年多的銷售實踐和種種困擾我們的問題,我們確立了對軟件系統以下幾方面的基本要求:
        
        1、能夠支持業務流程的流動和傳遞,但流程不能被固化,應具備修改和變動的靈活性。
        
        2、營銷全過程管理模塊完整,與我們的運作現狀基本相同。
        
        3、全員根據不同職責權限,共享營銷內部信息。
        
        4、對信息具有加工和分析功能,隨時可以調看重要信息流向及分布的圖表數據。
        
        5、具有對庫存信息、應收帳款等重要控制信息的報警功能。
        
        6、信息查詢靈活便捷,復雜的報表系統不能固化,在格式和內容等方面要具備靈活修改的功能。
        
        同時我們希望該軟件要與當時的業務管理總體結構之間沒有大的差異。因為對于連續化大流程生產的石化企業,以市場銷售為導向決非易事,而且此次信息化也僅僅是對營銷管理過程這一局部信息資源的整合,從實際出發,不可能進行大規模業務流程再造或重組;因此投入不會很大,只要在滿足營銷管理需求的同時,能為未來企業信息系統的擴展集成創造必要條件即可。
        
        之后的工作就是軟件選型。重點放在了通用軟件的應用效果方面。在調查了解過程中,我們漸漸把目光集中到了國產營銷管理軟件上。根據我們的調查,國外的軟件雖然模塊設計精良,所體現的管理思想先進,但卻是基于國外較為成熟完善的管理基礎而設計的,國企現實的管理體系和基礎管理水平與國外軟件的管理基礎要求差距較大,因此采用國外的軟件時尚但不實用。根據企業實際情況,實事求是地選擇適合自己的管理軟件,是軟件成功應用的基礎。國內軟件相比之下熟黯國情,在與國情的結合方面占有較大的優勢。
        
        經過對多家成熟營銷管理軟件的考查了解之后,我們國內一家軟件公司的企業營銷資源管理系統(EMRP)與我們的需求有較大的吻合,同時老用戶對其研發和實施能力的良好評價,使我們最終確定了對其的選擇.事實證明,正是這種知已知彼,才為EMRP順利地在我廠實施奠定了基礎。
        
        [$page$]二談需求確認-明查秋毫,防患未然
        成熟的軟件在實施應用前要對實際業務需求、組織結構和業務流程進行再確認,以發現軟件與實際業務之間的差異,從而根據企業實際,對軟件差異進行適當的個性化修改,實現軟件與企業具體業務的成功對接。這一階段工作的質量是軟件能否順利應用的關鍵。這個過程中,軟件公司的實施調研人員是主角,由他們去逐項梳理企業營銷系統中的主要業務關系和業務流程;作為企業只是配角而已。
        
        但我們在這項工作時,沒有單純被動地做配角,因為我們知道,軟件調研人員的出發點和角度與我們不同,他們是依據以往實施的經驗,在逐項業務調研中發現企業實際與軟件內容之間的差異,為個性化修改提供依據。
        
        作為企業,我們一方面是要使軟件滿足需求,另一方面希望通過管理軟件的應用提升管理水平,因此除了全力配合軟件調研人員的工作外,重點是要詳細地了解軟件功能和它的管理思想,在尋找其管理思想與我們實際之間差異的同時,對我們原有的業務關系是否合理,業務流程是否流暢,銷售運作是否高效進行反思和對比,確定出更為科學合理的一面,從而決定是軟件向我們的需求差異靠攏還是我們向軟件的管理思想靠攏。既不能一味讓軟件迎合企業的實際,也不能盲目地根據軟件所體現的營銷管理思想,機械地改變企業的管理流程。另一方面對于軟件人員容易忽視的輔助功能調研給予及時的提醒,使其在調研過程中既抱西瓜也揀芝麻,防止在這部分需求調研時的大意,導致應用時的因小失大。我們雙方在前一方面合作的較為順利,對后一方面均未給予足夠的重視,以致正式上線實施時個別輔助模塊沒能與主要業務模塊同時投用。因此需求調研時的精細對雙方都十分重要。
        三談實施準備---高屋建瓴,水到渠成
        實施準備階段所要做的基本工作是制訂詳細的實施計劃,確定雙方項目組成員,明確項目目標、進度、雙方的職責、各自人員的分工以及項目管理和協調方式等問題。其次按照計劃,進行項目實施的前期準備,如對人員進行初級培訓;設計各種編碼;系統整理所需基礎數據等。
        
        計劃的周密和實用性對項目順利實施至關重要,計劃是實踐的指針,而不是擺設。對于軟件這種要由雙方共同配合實施的項目,雙方分工制訂計劃更為重要。作為軟件實施較有經驗的軟件公司,首先要與企業充分溝通和協商,制訂出一個系統、詳細且相對宏觀的計劃,而后按照這個計劃指導企業制定出詳實的實施操作計劃,這樣宏、微觀配套,虛實相濟、大小相合的計劃才能確保實施的順利推進。
        
        [$page$]在我們EMRP實施計劃制訂過程中,軟件公司提供了一份軟件實施的標準計劃,其內容完全符合軟件實施的要求,但在指導企業制訂操作計劃方面卻略顯遜色。因此開始當我們面對這個實施計劃時有些茫然無措。因為對軟件實施這種技術項目的計劃、控制方式和關鍵控制點,我們缺乏必要的知識和經驗。所幸這個項目實施所涉及的范圍相對有限,具體計劃的制訂和落實經過雙方的探討和協商最終沒有遇到太大的困難。
        
        進入前期準備時,編碼的編制和基礎數據準備這兩方面工作的質量控制和進度控制是關鍵,也是整個項目的基礎之基礎。而我們卻在前一項工作中走了彎路。在制訂商品編碼時由于沒有充分考慮到交叉等級產品不同的分類會對數據的查詢和分析帶來不同的影響,注重了科學性而忽略了實用性,因此制訂的編碼合理但不適用,在軟件測試上線后,又不得不停下來重新修改,影響了實施的進度。但在基礎數據準備方面我們卻有獨到之處。由于軟件測試需要數據,而且在六月份開始測試時,我們希望六月以前的數據也能進入系統,以便使系統中擁有全年完整的銷售數據。如果在測試時將前五個月的數據逐單重新錄入并運行流程,顯然工作量過大難以實現。于是我們按照客戶名稱、商品名稱和平均銷售價格對前五個月的數據進行匯總,既大大減少了數據量,方便了軟件測試,又使前五個月的銷售數據在測試過程中全部進入了系統,達到了一箭雙雕的目的。
        
        四談實施培訓--有的放矢,融會慣通
        實施培訓是軟件應用的重要步驟和環節,無論什么管理軟件,沒有培訓就不可能順利應用。
        
        軟件實施的培訓應體現在三個層次上,第一個層次是對管理層的培訓,目的是使他們理解管理軟件的管理思想,使雙方通過交流與溝通在管理思想和理念方面達成共識。并使管理層對軟件應用后能否達到預期的目的,有一個初步的判斷;對實施應用中可能遇到的問題和風險有一個基本的認識和思想準備。由于該層次多涉及企業的中高層,所以在普及性宣傳的基礎上,培訓重點應當放在與關鍵的少數管理者進行一對一或一對多的互動式交流上。第二個層次是對企業的維護人員的技術培訓。目的是為企業培養軟件的技術維護人員,以保證軟件長期正常的運行。顯然這種培訓只針對少數技術人員,且偏重技術培訓。第三個層次是對具體應用人員的培訓。目的是使他們能夠完全掌握軟件的使用,因此側重于具體的操作應用。這一層次培訓涉及的人員多,范圍廣,且人員的業務技術素質參差不齊,因此培訓難度最大,更需要有針對性地進行。
        
        在我們的項目培訓時,第一個層次的培訓或稱交流比較多,雙方對軟件中體現出的營銷管理思想達成了共識,但對預期的結果和可能遇到的問題及困難探討的較少,交流的系統性和針對性不足,因此當實施中遇到困難時,管理層的思想準備不足。第二個層次和第三個層次的培訓基本同時交叉進行。
        
        [$page$]在難度最大的第三個層次培訓方面,由于軟件方對不同崗位人員進行同一種慣例性應用培訓,即先介紹軟件的各個模塊功能,再介紹軟件業務流程,因此針對性不強,加上培訓時間較短,因此初次培訓效果不盡人意。為此我們與軟件方的實施人員進行商討,針對各個崗位的人員多有興趣與自己工作有關的功能模塊這一傾向,以強化實際操作能力為重點,利用對1-5月銷售歷史數據進行模擬運行的機會,對不同崗位的人員又進行了一次集中性的強化操作培訓,使他們通過業務運行模擬,既了解了與己有關業務的模塊功能,又了解了相關模塊的協作關系,達到了從局部出發了解了軟件全貌的目的。由于這次培訓與所有人員的具體業務密切結合起來了,因此極大地調動了參訓人員學習的積極性。當然考慮到人員業務素質和個人能力方面的差距,我們采取了在各個崗位重點培訓少數幾個業務骨干的辦法,既保證了模擬運行中數據的質量,又達到了培訓以點帶面的目的。
        
        從兩次培訓的不同效果,使我們感到實施培訓的方法不可一概而論,對不同的企業和不同的員工素質要制定不同的培訓方案,這就需要雙方充分的溝通,軟件方應當提供多種培訓方案,與企業交流,企業要對各種培訓方案進行認真思考和選擇,并提出有針對性的意見,避免培訓走過場,真正做到有的放矢。
        五談試運行--循序漸進,步步為營
        在人員培訓、系統管理、軟件安裝及調試、運行和切換計劃完成之后,軟件將正式上線試運行。這是軟件實施最為艱苦的階段。因為管理軟件的全面應用,首先,要強制人們改變已經養成的工作習慣,這對多數人是痛苦的;其次,新技術需要學習和熟悉,舊體系還要平行運行,這就增加了操作人員的工作量,無疑是一種新的挑戰;第三,新技術的應用,信息的共享會觸動一部分人的私利,自然會使少數人產生抵觸情緒。因此要使軟件順利運行,一方面要寬厚地對待人們非過失的誤操作,避免人機的對立,緩解變化和挑戰所帶來的痛苦,在相對平和寬松的環境下實現過渡;另一方面要采取強有力的保障措施,防范人為破壞和各種問題的出現,當出現問題時,要及時處理和解決,以確保系統數據的準確無誤。此時及時的溝通和相互的理解起著決定性的作用。
        
        [$page$]我們在試運行時所采取的辦法一是充分發揮前期培訓骨干的作用,通過他們進一步幫助同崗位其它人員熟悉操作。每個崗位只對骨干進行業務授權,這樣當其它人員以骨干的身份操作時,骨干就有責任對操作的正確性進行檢查和監督,同時請他們對軟件應用中遇到的各種應用問題進行記錄,以便匯總后與軟件方協商修改。二是由數據庫管理員根據打印的單據對數據定期進行審核;三是每周在全體人員大會上通報實施情況,提出存在和注意的問題,使管理層始終關注實施進度,并引起所有參與人員對問題的重視。四是設立實施備忘錄,將匯總的問題及時通報給軟件方,以便其分析情況盡快解決。
        
        為保證所有業務功能模塊的順利應用,我們還采取了分階段投用的方式,先將業務集中一地的主要模塊上線投用,讓業務流程運行起來,以便實施人員集中發現和解決問題。再將遠距離其它業務模塊逐步上線,最后將業務輔助模塊投用。這樣使實施人員不至于因戰線過長,問題過多而疲于奔命,也可以使各崗位人員不會因為得不到應有的指導和支持而增加抵觸心理。當然這樣做也存在弊端,主要是后投用模塊出現的問題不能在開始時發現,因此修改不及時,對軟件整體應用造成不良影響。
        
        試運行過程是對雙方實施人員意志和耐力的嚴峻考驗,只要有契而不舍的精神,咬定青山不放松,一步一個腳印向前推進,就能看到成功的希望。
        六談所有參與者的作用-矢志不移,眾志成誠
        軟件實施的參與者包括企業的管理者,雙方的項目組成人員和所有軟件的應用人員。由于不同的參與者所處的層次和位置不同,考慮問題所站的角度不同,對軟件應用的認識不同,因而所起的作用也不同。
        
        企業的管理者是軟件成功應用的決定因素,無論是EMRP還是ERP項目,無疑都是一把手工程,因為管理軟件的實施應用實際上是企業管理思想和管理手段的一次革命,是一個宏大而系統的工程,無論是一個企業還是一個部門,都將涉及到方方面面,沒有企業高層管理者強有力的支持與推動,這類項目很難成功。
        項目的實施人員,肩負著在軟件的管理思想、功能模塊與實際應用之間架橋筑路的工作,是理論與實際相結合的紐帶,因此它們最重要的工作不僅是手把手的指導和傳授,更是心與心的溝通和交流。因此實施人員的應變能力、溝通能力和合作共事的能力對項目的成功十分關鍵。而具體的使用人員是軟件應用最基本的元素,軟件應用的效果最終取決于他們態度,如果沒有良好的培訓和交流,沒有相應的激勵和壓力,沒有他們多數人發自內心的的理解和支持,僅僅靠行政性的高壓手段是難以保證系統長穩久安的。
        
        幸運的是,在我們這個項目中,首先有一個事業心強,務實上進的領導團隊,他們站在企業面向未來,尋求快速反應的競爭優勢的高度,感到盡快提升營銷管理水平,加快信息化建設迫在眉睫。在這種動力的驅使下,我們的EMRP項目得以積極穩步地向前推進。
        
       [$page$] 其次我們雙方有一個敬業、負責、相互理解、全力配合的實施團隊,他們既能從營銷管理上臺階的角度替企業著想,又能從實際出發實事求是地解決問題,本著穩健、扎實、一絲不茍的精神,克服了一個又一個困難,越過了一個又一個障礙,從而使整個系統漸入佳境。
        
        最后是所有的應用操作人員的積極配合。雖然項目的實施打破了他們業已形成的工作習慣,并在他們本已十分繁忙的正常業務基礎上,增加了因系統上線,雙軌并行帶來的額外工作量,但是用先進的信息技術改進營銷管理水平,把大家從重復性的、廢時廢力的簡單勞動中解放出來早已是所有人員的共識,因此為了最終的目標,眼前的困難就變得渺小而短暫了。這就為系統順利運行打下了良好的基礎。
        
        因此無論何種項目,人的作用是第一位的,只有目標一致,眾志成城,才是成功最基本的保證。
        
        七談雙方的合作----換位思考,默契配合
        俗話說,道不同,不足與為謀,對于管理軟件的應用合作,雙方的目標必須是一致的。軟件公司的首要目標應當是通過管理軟件的應用,幫助企業推進管理的規范化和現代化,為用戶創造價值,而不是單純把一個模式化的軟件銷售出去,獲得利潤。作為管理軟件的用戶也不是為了追求管理時尚,急于搭乘信息化的快車而盲目跟風,他們看重的是這種現代化的信息手段,給企業帶來的有形的和無形的利益和價值,有了一個共同的目標,雙方的合作才有基礎。
        
        但僅有一個好的基礎是不夠的,畢竟通用的管理軟件與企業的實際需求之間還有差距,因此在合作中的換位思考十分重要,如果軟件公司從用戶的角度著想,在兼顧擴展性的同時,合理配置足以滿足需求的功能模塊,減少用戶不必要投入的浪費;將軟件做得更細致一些,避免應用中的"卡殼"現象;將操作方法做得簡捷明快更人性化一些,避免使用中的繁瑣和厭倦,縮短人機心理上的距離;對出現的問題做出積極快速的反應,防止問題的淤積,造成人、財、物的空耗。如果軟件公司都能有這樣的思維,為用戶創造價值才不會成為空談。
        同樣作為用戶,也不能總以"上帝'的面孔傲視別人,似乎自己付錢就可以隨心所欲。畢竟你付出是投資而不是成本,而是做好了可能帶來不斷增值價值的新型管理技術。但要體現出"做好了"這三個字,沒有充分的理解和配合,沒有實事求解決問題的態度是不可能的。雖然當今計算機技術正以相當驚人的速度在發展,但它仍然在追隨著人們的夢想,因此超出現實去苛求軟件達到自己理想的要求,顯然不是明智之舉,雙贏才是最佳的選擇。
        
        [$page$]在我們的項目中,雙方的合作是愉快和默契的。作為企業,我們本著盡快讓軟件投用,并使其滿足我們的基本需求為原則。對于功能中不影響大局的細枝末節未過份計較,對于軟件方一時無法實現的某些操作便捷性問題也未過份追究,我們始終盯住的是根本的目標。而軟件方也始終以積極誠懇的態度在應對著我們的要求,只是由于當前國內企業信息化建設方興未艾,軟件公司有些應接不暇,因此資源的透支現象比較突出,故而后續的服務有些力不從心。這也許是當前絕大多數ERP軟件企業的通病。
        
        八談從EMRP實施看ERP的實施
        營銷資源管理系統(EMRP)是企業資源管理系統(ERP)中的一個子系統,從系統的規模和復雜程度而言遠不能與ERP相比,但就實施的方法、步驟和程序而言,是基本一致的,兩者的關系是個體與整體的關系。
        
        因此,從我廠EMRP建設中,我們得出了以下幾點經驗性結論,對于正在或即將建設ERP系統的企業或許有一定的借鑒意義:
        
       。1)對于企業發展戰略尚不清晰,管理思路尚未明確的企業,不宜急于上ERP,因為ERP是為企業戰略服務的,是一種管理的技術和手段,而手段是為目標服務的,沒有目標只有手段是徒勞無益的。
        
       。2)對于任何一個企業,ERP沒有最好,只有最合適。系統的管理思想與企業現有的或準備實現的管理思想越接近,則雙方轉換的成本則越低,成功的幾率就越大。
        
       。3)在進行ERP建設時,整體規劃分步實施較為有利,這樣既可以保證整體的優化,又可以保證實施的順利。因此信息的規劃對整個ERP的成功起著至關重要的作用,良好的規劃能夠保證企業有效地投資,最大限度地降低信息化投資風險。
        
       。4)軟件項目實施管理要細致和規范,最好實現標準化,并加強雙方實施人員這方面的培訓。實施時,最好聘請專業公司進行項目監理,或由雙方聯合成立臨時質保組織,監督項目管理每一階段的進度質量和標準化程序執行情況,以避免個別程序走過場所導致的不良后果。
        
       。5)知識管理是軟件項目中的重要組成。要讓所有實施人員的智慧、經驗既為大家所共享,又能永久儲存為后人所借鑒,就要在實施過程中定期進行技術和經驗的交流,同時用標準的記錄將每一個實施人員遇到的每一個問題、每一次處理和每一個創造性的探索完整地記錄下來。當項目完成后,進行完整總結,這對于實施人員個人、企業和軟件公司都將是一筆豐厚的財富。
        
        總之,企業信息化還有很長的路要走,但無論怎樣走,實踐是檢驗信息化成果的唯一標準。

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