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      建設有特色的ERP

      瀏覽次數:3301發布時間:2007-10-15

          那些將垃圾桶的位置標注上去、安裝大量的視頻監控系統的ERP系統,對我們這樣的企業來講,沒有多大意義,也不適合企業目前的發展狀況。我們要上ERP,就一定要解決存在的問題,把管理水平提上去,把運營成本降下來。因此,上ERP要針對企業的特點,要有自己的特色!煊∑
          阿呆:作為全國最大的鐵路用車提供方,是什么因素促使了車輛廠實施ERP項目?
          徐印平:上ERP項目,主要是迫于市場對企業的壓力。雖然鐵路系統進入市場時間比較晚,但是最終企業還是要進入市場,接受市場的洗滌。進入市場,企業就必須參與競爭,要想在這場競爭中獲得成功,作為企業,必須降低運營成本,尤其是我們這樣的傳統企業,所從事的生產一方面不屬于高科技范疇,更沒有壟斷利潤,降低成本就意味著企業競爭力的提高;另一方面,原來企業內部的管理也處于一種比較混亂的狀態,這對于企業的可持續發展,是十分不利的。如何改變過去的局面,使企業迅速與市場接軌,成為刻不容緩的問題。在這種情況下,經過考察,我們決定利用信息化這一高科技工具,來提升企業的管理水平,降低企業的運營成本,進而提高車輛廠在市場上的競爭能力。
          阿呆:在上ERP項目之前,貴廠的信息化建設主要集中在哪些方面?整個企業的運作處于何種狀況?在當時的信息化建設中,存在哪些問題? 
          徐印平:在上ERP項目之前,我們廠的信息化建設主要是局部的應用,當時主要集中在財務部門。除此之外,采購、銷售、庫房管理和成本核算均使用手工處理,這就導致了職工的工作量大并由此而致使錯誤不斷。同時,驗收、入庫、領料等業務也較為混亂,使得物料消耗難以控制。當時雖然可以通過考核進行控制,但由于都是事后反映,實際上的浪費已經發生,企業的損失已不可避免,最重要的是,企業決策者因信息滯后無法及時做出科學的決策,尤其是成本核算工作量過大,成本管理人員的主要精力都消耗在成本計算的準確性上,造成管理職能弱化。由于各部門大多都是手工作業,所以極易造成各部門數據離散,從而導致大量的重復勞動。因此當時的信息化建設可以說只是對計算工具的改革,實際上并沒有起到信息化建設深層次的作用,如監控、管理、決策支持等功能。
          阿呆:目前,整個項目實施到什么階段?過去存在的問題,現在是否得到改善?
          徐印平:目前整個項目已經基本涵蓋了企業管理的各個環節,主要以成本控制和基礎管理為主線。從實施開始到現在,已經收到了很不錯的效果。無論是從職工觀念上,還是效益方面,都有很大幅度的提高。舉個簡單的例子,例如未上系統之前,我們采用手工開票,當時需要三天時間,但現在實行網上開票以后,時間減少了一半。不僅這點,原來每月集中在月底的工作,也被系統實時地解決了。這些在提高了企業效率的同時,也把財務人員從繁復的簡單勞動中解放出來,進而有時間和精力去進行控制、監管成本,逐步由核算會計上升為管理會計。同時,系統實時生成的統計資料、成本變化、銷售狀況等報表,為企業決策提供了科學的、有效的依據。
        [$page$]  阿呆:實施了ERP項目之后,企業發生了哪些變化?和長期的目標相比,現在還有哪些方面需要完善?
          徐印平:變化有四個方面。首先,企業的管理和生產趨于流程化、規范化。采用流程管理,由于ERP項目和生產經營是連在一起的,每天都在實時發生,因此不管原來員工是如何去做的,上了這個系統之后,就必須按照新的流程去做。其次,企業的資金運作明晰化,我們這些制造型企業,可以說很重要的一部分就是貨幣的管理。企業的生產也是從貨幣到貨幣的過程,原來手工操作時,很多東西沒有時效性,企業處于一種半失控狀態,經過上馬ERP系統,手工操作被基本杜絕,操作規范化,加之整個系統從合同管理到最終的銷售管理,都涵蓋其中,所以貨幣流通過程一目了然。但實施信息化建設的目的不是為了讓領導看到,更重要的是通過這些信息對企業的方方面面進行控制。再次,時間效益逐步被體現出來。我們采用了新的成本核算方法,在計算成本時,采用市場價格來計算,目的就是給銷售人員提供最真實、最有效的數據,同時,通過這種新的核算方法,對成本控制更為有效,也更具有市場競爭力。這種管理機制和核算方式比較符合市場的需求,是根據市場需求來做的。市場經濟,一切都要從競爭的觀點出發。最后,也是最重要的一點,就是觀念發生了變化。ERP使得企業更接近市場,再通過接觸新的管理思想,工作流程,過去計劃經濟條件下形成的思想和觀念,已經被慢慢地改變了。
          我們現在還處于信息化建設的開始部分,將來我們會在生產組織和質量管理方面加大信息化建設的力度。但是,這必須是在企業條件成熟、軟件技術提高的基礎之上。我們還是希望先抓住當前最核心需要解決的問題,做好了這些之后,再不斷深化和擴展。
          阿呆:在實施這個項目的過程中,貴廠遭遇到最大的困難是什么?又是如何去克服的?
          徐印平:人。人的觀念,人的慣性,尤其是原來形成的老觀念,老思想。每個人都希望用自己喜歡的方式做事,要適應新的工作流程,必然要克服慣性。這點尤其是生產部門,當時的反映最強烈,但我想,既然花錢建立這個系統,不能說想用就用,不想用就不用,要切實地發揮系統的效用,就必須嚴格地遵守系統流程。對此,我們采取了強硬的紀律手段,誰如果成為項目的絆腳石,我們就搬誰。當然,我們也做了大量的溝通、培訓和說服工作,現在來看,效果還是很明顯,大家現在十分認可,F在的困難就是計算機不夠用了,總有部門不斷申請機器,大家希望每人有臺計算機。
          [$page$]阿呆:作為一名企業一線人員,同時椐記者了解,您是這個項目的主要負責人,根據實施這一項目的經驗,您是怎樣看待ERP的?整個項目截止到目前為止,車輛廠投入了多少資金?
          徐印平:ERP既是一種管理思想,又是一種管理手段。具有一定規模的企業,都有必要借助這個先進的工具。企業上ERP系統最主要的目的,就是希望解決企業存在的問題,所以絕對不能搞花架子,那些華而不實的東西,就是做了,也不會被認可。所以,我覺得ERP最重要的就是要實實在在提高企業的管理水平,降低企業的運營成本。截止目前,硬件和軟件方面共投資了近300萬的資金。ERP是一個長期的,分階段實施的大項目,很難估計投入多少就可以完全解決問題,重要的是要與軟件公司達成共識,建立戰略伙伴關系,不斷地發掘企業的需求和問題。
          阿呆:有人講,把ERP做面子工程很容易,但是,要真正起到作用,則比較困難。從企業的角度講,您認為實施ERP最重要的是什么,也就是講怎么做才能使其成功的概率大些?
          徐印平:實施ERP,我認為主要是要抓住企業的核心需要,然后針對這些問題,加以解決。核心需要因為行業的不同而不同。ERP只是一個管理工具,但管理沒有一個固定的模式,各有各的特色,所以在信息化建設方面,只能學普遍原理,但絕對不能照搬別人的模式。所以必須結合自己特點來實施ERP,必須和管理緊密聯系起來,才能找出企業的薄弱環節,針對問題進行解決,沒有必要追求那種大而全的信息化建設。信息化建設不是讓人看的,是解決實際問題的。不解決問題,基層也沒有積極性,就談不上項目的成功了。另外溝通、強硬的紀律保證、端正態度,這些都十分重要。
          阿呆:據我了解,貴公司使用的用友的軟件產品,根據您介紹的狀況來看,實施情況十分樂觀,前景也很明朗。對于選擇合作伙伴,貴公司有何原則?為什么在國際國內眾多軟件企業中,選擇了用友?
          徐印平:首先對方要懂管理,信息化建設目的就是提高管理水平。雖然說管理具有普遍性,但同樣具有特殊性,而且重點是特殊性。別人問我為什么不采用國外軟件,我個人認為國外的軟件都是根據國外企業的經驗和機制建立的,不是很切合國內的實際情況。因此我們選擇了國內企業作為合作對象。選擇用友,一方面是因為我們早先采用了用友的財務軟件,有良好的合作基礎。另一方面,用友長期以來在制造業積累了豐富的經驗,對于我們這樣企業的特殊需求比較了解。最后是前期與用友陜西分公司合作過程中對他們的技術實力和服務比較滿意,相信他們能做好這個項目。
          李勇兵不斷地強調,人最重要,只要人愿意,沒有做不成的事情。李勇兵本身就是一個很自信的人,或許正因為此,讓他越發相信,有付出,必有回報。
          阿呆:ERP系統目前逐步被個性化,各個企業都希望能夠滿足自己個性化的需求,作為軟件企業,貴公司將如何面對這樣的需求呢? 
          李勇兵:商品化軟件和用戶個性化需求之間,矛盾總是存在的。軟件商為了保證軟件的易推廣和易維護性,總是盡可能將軟件標準化。但企業的區別,行業的區別,形成管理需求各異。對此,用友采取兩種應對措施:第一,通過長期行業積累和客戶積累,使軟件功能設置盡可能完善、靈活,設置了大量的功能選項開關,客戶可以根據自己的需求定制業務流程;第二,就是在軟件設計時,預留標準接口和二級開發平臺,對客戶的特殊需求,進行外掛式開發,確保那些系統暫時無法實現,但用戶必要的功能得以實現。
         [$page$] 阿呆:目前西北地區企業在信息化方面存在哪些不利因素,用友將如何解決?
          李勇兵:部分企業對信息化認識程度還不夠,通常表現為兩種情況:一是太理想化,認為只要上了ERP,一切都交給計算機,什么問題都可以解決;二是不太信任,認為想要通過計算機解決復雜的管理問題不現實,頂多是替代手工,提高部分工作效率而已。這兩種態度都有失偏頗,會為企業和軟件商之間的合作埋下隱患。那些過于理想化的企業,在實施過程中,容易提出不切實際的目標和要求,在實施方不能滿足時,就會導致不信任,從而造成合作的失敗,進而形成惡性循環;而第二種企業則是從一開始就難以介入,即便是為了響應政府號召實施信息化,實施中人員重視程度與配合問題也比較多,實施難度大。
          用友通過樹立樣板用戶、復制成功來逐步引導企業對信息化的認識和信心。我們會尋找管理水平、認識程度較高,具有鮮明行業特色和行業影響力的目標用戶,通過彼此的努力,建設樣板工程,然后再進行成功復制和推廣。成功不是說出來的,是做出來的。只有在企業的身邊有這種成功的案例,才能消除企業對信息化建設不合理的看法,重建企業信心。
          阿呆:在ERP實施過程中,貴公司認為哪些因素是保證項目成功的主要因素呢?
          李勇兵:從企業角度來講,影響項目成功的因素很多。一是人的因素,只要人愿意,沒有干不成的事情;二要有明確的目標,這不僅包括長期的規劃,還要有階段性的目標,企業要做到心里有數;三就是組織因素,強有力的組織保障非常重要。企業方面的組織必須保障系統的執行效率和力度;四是與廠商的溝通與配合。當然,前期對合作廠商的選擇更為重要。這包括:在軟件方面,企業不能盲目跟風,更不能追求大而全,必須依據自己的需要和現狀來選擇合適的軟件產品;在廠商方面,企業選擇的不僅僅是軟件的供貨方,更是一個長期的合作伙伴,所以必須十分慎重,必須考察其技術實力、有無成功案例、可持續發展性,這些都很必要。
          從我們這方而言,首先在售前階段不可盲目承諾,ERP不是萬能的,只有實事求是,才能確保后期合作的順暢;其次,要與企業進行細致溝通的基礎之上,達成共識,規劃出系統明確的目標方案。
          [$page$]阿呆:有人講,ERP沒有溝通,就沒有成功,您是如何看待這個問題的呢?
          李勇兵:溝通的范圍很廣,包括了企業內部、企業與軟件公司之間的溝通等。就企業內部而言,還應該輔以必要的管理手段,對于項目必須執行而溝通又不能達成共識的方面,就必須有強有力的措施,才能保證實施的持續性。差異是永遠存在的,就好比現實與理想之間總存在一定距離,所以企業領導者果決的政策往往是保證系統順利實施直至成功的重要因素。
          阿呆點評:態度決定一切
          信息化要不要做,要怎樣做?這不僅是困擾企業的一個重要問題,而且對于軟件提供商和硬件廠商而言,也是關乎其生存的大事。撲面而來的信息化建設熱潮,各種關于信息化建設的信息蜂擁而至,企業因此變得無從選擇。但企業的困惑更多地來源于對信息化的認識程度,有業內人士稱:"大多數企業對信息化的認識是不明確的,最常見的一種信息化萬能,也就是認為只要企業進行了信息化,那么只要打開計算機,什么都可以得到,什么問題也都能夠解決。另一種則認為信息化就是能夠上網,這兩種不成熟的思想,更多的是不負責任的表現。"該人士氣憤地說:"要是信息化是萬能的,那么小學生也可以做企業的負責人,憑什么給你這么高薪水做這么容易的事情?"
          談到這點,信息化建設似乎首要的困難應該是觀念。這點似乎不難理解,記得小時候讀書時,老師很強調一點:態度要端正。其實,做信息化建設也一樣,首要的,就是端正態度。套用用友一位市場負責人士的話:"只要人愿意,沒有做不成的事情。"
          同樣,在采訪徐印平的過程中,他也講了很多十分中肯的話。在徐印平看來,那些只是他在具體工作中悟出來的道理,平常得很,殊不知這些樸素的道理,其中蘊含的意義卻值得每一個正在實施ERP系統,或者想要實施這個系統,或者希望通過這樣的系統來改變企業命運的負責人細細琢磨,其中的參考價值,不可小覷。
          阿呆與很多行業的信息化負責人交談時發現,大家都明白利用信息化這種先進的工具來管理企業,無疑是非常重要的。但如何來建設企業信息化,大家多少都有些迷茫,一方面過去國內企業信息化建設狀況并非十分樂觀,成功的案例比較少,所以對于信息化建設的信心就益發不足。在這樣的情況下,信息化建設的重點更多的集中在如何重建企業信心方面了,這也是阿呆做這期文章的目的。榜樣的力量是無窮的,阿呆相信通過西北本地成功案例的介紹,一定會仁者見仁,智者見智。同樣,阿呆也希望能夠拋磚引玉,讓更多的人關注企業信息化建設,并參與進來。

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