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      ERP選型的民主投票到底合理還是不合理?

      瀏覽次數:3942發布時間:2008-11-18

        一個“民主投票”的ERP項目夭折

        大概是2006年的時候,中央的一位智囊人士在對香港媒體說了一句話,使的國內外議論紛紛,這句話就是—“民主是個好東西”。今天我要說的也是關于民主的這個話題,當然我只是一介小民,再加上政治領域也不是我所感興趣和專長的,因此,我今天在這里要說的是在ERP選型,或者是信息化項目選型時的“民主”話題。

        既然說到“民主”的這個話題,它總是有一個起因的。這也是從華南某家服裝品牌企業的ERP項目選型說起的(由于涉及敏感信息,所有企業及人名都采用虛化方式處理),暫且稱這家企業為Y吧。Y公司在2004年便開始ERP系統的建設工作,在當時由于Y公司高層對ERP系統的復雜性認識不足,也沒有當它當成什么重要的事情,也就是一個進銷存,便花了10萬塊左右,由當時的財務總監就買了一個通用型的軟件將就著用了。這一將就就是兩年多。由于服裝行業的特性,這個通用型軟件在應用的時候主要碰上了如下幾個問題:

        1、 沒有很好地解決服裝行業的顏色、尺碼問題;

        2、 沒有解決服裝行業比較具有特色的訂貨會業務,將期貨與現管管理結合起來;

        3、 配貨業務不能滿足服裝行業的要求,對于期貨訂單、補貨訂單的管理及跟蹤達不到Y公司的要求;

        4、 該軟件起初定位于進銷存軟件,但由于在訂單、配發、調貨、退貨等業務環節沒有處理好,使的倉庫的存貨管理始終不能夠與業務部門同步,有時甚至在業務量一大的情況下,倉庫的賬目混亂情況時有出現;

        5、 由于是進銷存系統,所以在涉及到終端門店的POS系統時也就無能為力了,信息化系統的觸角受限,這個系統的價值就大打折扣了。

        而更讓Y公司老板感到氣憤的是,后來這個財務總監辭職了,才聽說原來他經手的這個進銷存軟件,在市場上只要5萬左右就可以買回來了。這不得不讓Y公司老板聯想到這中間環節是否有什么名堂。

        由于這個進銷存軟件已經將就了兩年多了,越來越不能滿足Y公司的業務實際需要了,到了再也不能將就的地步。Y公司也決心重新對ERP系統進行選型,而且這次選型也得到了Y公司老板的高度關注,要求這次的選型一定要在公平、公正、合適的基礎上進行選型。為了響應公司老板的要求,負責這次選型的是剛來公司的 IT主管Z。

        Z雖然到Y公司的時間不是太長,但對于原有進銷存軟件的使用也是深受其苦,因為業務部門所有的意見和問題都反饋到他這里了,他承受了極大的壓力。再加上也風聞了原來的項目選型太草率,老板對這個項目的中間環節有懷疑。因此,他就想把這一次的選型工作能夠做好,希望能夠做一次在“陽光”下的選型,能夠用民主投票法進行ERP系統的選型。

        Z先是初步接觸了大概有8家左右的軟件供應商,自己對這8家軟件供應商有了一個大概的了解。然后就安排這8家軟件供應商做演示,本來是想每天安排2家,連續4天的時間進行演示與評估的。但由于業務部門的時間上比較緊張,因此決定這8家軟件供應商在同一天演示,時間從早上8:00排到了晚上9:00,每家軟件公司只有1個半小時左右去演示,而演示結束之后現場評分,將評分結果的前三名入圍進行商務談判。

        最終,Y公司經過現場評分,對入圍的三家公司進行商務談判;整個的商務談判中又以價格最低的一家公司L勝出。然而,L公司在Y公司的項目實施的并不如意,原來看似民主的投票方式并沒有為選擇一個理想的ERP系統而提供保障。Y公司對L公司的產品在實施后進行了如下的總結與評價:

        1、 L公司在8家軟件供應商的演示中,是第三家做演示的。而在入圍的軟件公司當中,是第二家、第三家、第五家軟件公司入圍了。究其原因,由于在同一天之內看8 家軟件公司,大家產生了審美疲勞,以至于以后的軟件供應商都講了些什么,他們已經不是特別關注的了。而第一家軟件供應商由于講的內容更算是給評選人員做 “培訓班”進行理論知識的“預熱”了,等到對ERP系統及概念有些了解了,已經是輪到下一家公司了。

        2、 而在系統演示時, L公司的演示策略無疑是非常聰明的,他們看到了由于時間較短,不能將主要的時間放在業務流程的演示上,而將主要演示的內容放在了報表的結果呈現上,而L公司的演示人員對服裝行業的業務分析比較了解,因此在報表與業務分析上產生了共鳴,因而贏得了現場評選人員的好評。

        3、 還有L公司能夠入圍的原因是:L公司的產品界面做的比較美觀,由于現場的人員對于軟件系統的第一印象非常重要,因此看到了一個較為美觀的軟件界面,無疑這也是一個重要的加分因素。

        4、但在匆匆的一個多小時里,L公司的一些重要問題也就因為時間太短沒有深究而導致了整個項目在后期碰到了過不去的檻。其中一個重要的問題就是在于:L公司的軟件系統功能較為簡單,不能適應Y公司的復雜多變業務。從另一個角度上來說,也正是因為L公司的軟件產品比較簡單,因此才可以將軟件的使用界面做的簡單,從而贏得了印象分。而參與此次評選的主要是業務部門人員,而其中大多數人對于ERP系統如何進行評估并無完整的概念,以第一印象取舍,也就在所難免了。

        5、 關于最終選擇L公司的理由,由于L公司的產品較為簡單,因此產品的價格較低這也就是順理成章的事情了。所以,Y公司過于關注價格本身,而不是關注總體擁有成本與性價比,終于在項目實施后發現了問題所在。

        6、 最后一個問題是,ERP系統始終是一個技術性產品,而L公司的產品由于整體上的架構問題,在Y公司部署并應用并發數超過100個之后,系統架構的問題也就顯現出來了,這個時候Y公司才開始反思,當初在做選型的時候,是否應該把產品技術作為重要的一環考慮進來呢?

        Y公司在這個系統勉強上線運行了半年之后,與原先計劃的,在半年之內完成全國渠道與分公司ERP系統部署的目標還有很大的距離,而在目前的系統應用情況之下,系統繼續向前推的話,由于軟件系統本身的局限性,已經不太現實。但如果這個時候停止系統的推廣,公司高層的管理目標又難以實現。Y公司又重新陷入了 ERP系統是換還是不換的左右為難之中。

        ERP系統選型的“三大注意、八項紀律”

        從Y公司這次的ERP系統選型上可以看到,Y公司的出發點是非常好的,也是可以理解的,采用民主化 
        的ERP系統選型方式,從而杜絕徇私舞弊的事情發生,最大化地公平公正地完成適合公司系統應用的ERP系統選型。

        但Y公司在考慮“民主”的方式時,沒有采取“科學”的ERP系統選型策略。也就是說,出發點是好的,但在執行過程中的策略不夠“科學”,導致最終的結果與目標有偏差。在這里,我下了一個定義:要做好ERP系統的選型,必須進行“科學并民主”地進行。

        那么,我們來看一下,ERP系統的選型需要講究哪些科學呢?

        1、選型團隊的建設。任何民主都是需要由人來執行的,因此,首要的是成立相應的選型團隊,而選型團隊的人員構成,對后續的軟件評選有著很大的作用。從戰略層、管理層、執行層都需要有相應的代表參加選型團隊。而且選型團隊的人員要覆蓋到各個業務環節,以保障不會出現業務真空。同時,由于終端操作人員屬于數據生產者一類的人員,他們對于系統的關注可能是這個系統實施了之后,是否會加大他們的工作量,這類人員可以放在選型團隊中,但一定只是少數。要知道,ERP系統的作用如流程監控、業務分析是為企業中高層人員服務的,他們才是ERP系統產生的數據的消費者。這個時候更應該聽到的是他們的意見。

        2、 同時,選型團隊是需要經過一些理念培訓的。要讓他們知道ERP的一些理論知識,以便每個人能夠從自己工作的角度來理念ERP系統。不然的話,對ERP系統沒有一個清晰的定位與理解,要想選好ERP系統,肯定是不現實的。

        3、選型團隊的監督。選型團隊既使是成立了,為了保障選型團隊是受到監督的,這個時候應該有審計或者是財務部門參與選型團隊,保證選型不是受IT或某個部門的誤導,從而集體出現偏離的現象。而更有的企業,這個選型團隊是由企業高層領導直接監督的,這也從另一個側重反應了ERP系統選型的重要性與復雜性。

        4、業務流程的梳理。要選型首先要對自己的業務有一個了解,這個時候,企業要能夠對自己的業務流程進行梳理,得到自己企業的大概業務藍圖,再與軟件供應商不斷溝通的過程不斷清晰這個藍圖,這樣的話,每位選型團隊的成員也就對業務的理解越來越清晰,從而更明確地知道自己需要的業務系統應該是怎么樣的,滿足哪些業務關鍵點要求的。

        5、對軟件供應商的評審,大概可以分為初選,初步調研、解決方案、技術溝通、系統演示、公司及客戶考察、商務談判等各個大的環節。由于ERP系統是一個復雜業務系統,因此將軟件評審的流程確定下來,也是保證ERP系統選型民主化的舉措。當然,從上述的幾個環節上來說,初選基本上是由IT部對國內外、行業內的 ERP系統進行了解、接觸,然后確定5—8家參加初次的軟件系統評審。初步調研階段,則由各家軟件公司對公司的業務進行調研,或者是公司選型小組出具的,統一的《軟件系統需求說明書》進行軟件解決方案、技術溝通、系統演示的準備。在這個階段也是選型的最重要階段,在這個階段如果有必要的話,可以采用招標的方式進行ERP系統的評選。在這個階段進行了之后,可以對意向的軟件廠商進行公司或客戶考察,驗證之前得到的一些軟件供應商信息,也可以通過自己的人脈關系向同行業了解該軟件供應商的相關信息進行驗證。如果這個過程沒有問題的話,就可以進行最后的商務談判階段了,而到這個階段結束后也就算是進入實施階段了,而這時,選型小組就可以就地轉為實施時甲方項目小組了。

        6、 對于每個業務環節的業務需求,需要有明確的業務需求說明,這也使的軟件評審有據可依,有本可照,而在軟件演示的現場,可以依照著某些關鍵業務流程進行演示或提問。

        7、 對于每家軟件供應商的系統演示,需要留有足夠的演示時間,一般來說,每家軟件供應商最少要有四個小時,才能把完整的流程演示完。不然的話,走馬觀花地看會讓你后悔莫及的。畢竟,說的好不如用的好,好看不一定好用。

        8、對于軟件系統的技術指標設定,由于ERP軟件系統是有自己的技術要求的,因此可以設定一個最低的技術指標,只有軟件供應商達到了這個最低技術要求才準許參與后續的調研與演示流程。如若不然,連最基本的技術要求都達不到,再讓后續的業務部門進行技術識別,就會有不少難度;蛘呤菍τ谛袠I內業務流程非常突出的軟件供應商,在技術指標上較弱的,可以向選型小組提出潛在風險,供選型小組綜合評估。

        以上我列了關于“科學”進行ERP系統選型的八點,也可以說是ERP系統選型的“八大注意”。如果再加上基于“民主”的選型原則、“科學”的選型方法,“明確”的選型目標這三點,可以理解為ERP系統選型的“三大紀律、八項注意”了。

        附----ERP軟件招標項目評標標準

        一、 評標標準

        a) 評標人按照下表根據投標方的招標書及講標情況進行打分,全部項目按5分 
        計算法

        i. 5分—優秀,4分---良好,3分---中等,2分---及格 ,1分---差

        b) 按照各項占比進行加權求和后,按照每位評標人的合計分進行唱標,最后總分最高者中標,總分次高者為備選供應商。

        c) 現場拆標,現場可提供最終價格的機會

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