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      CIO關注:ERP上線前要準備哪些數據?

      瀏覽次數:4772發布時間:2008-6-1

       作者:董海濤

        業界流傳很廣的一句話是“三分技術,七分管理,十二分數據”,如果輸入系統的是垃圾,輸出的也必然是垃圾。由此可見,數據對ERP系統的重要性。數據如人體的血液,是系統運行的支撐和前提,基礎數據則是系統信息的根源,由此才能構筑統一的信息共享平臺?梢哉f,造成項目延期,系統不能順利切換,或系統用不起來,八成是因為基礎數據不準確。

        什么是基礎數據

        ERP系統的基礎數據量大面廣,從不同角度可以有不同的分類,如靜態數據和動態數據、顯性數據和隱性數據、主數據和輔助數據。靜態數據是不隨時間或其他數據變化而變化的數據,是企業公用的數據,同時又是動態數據的基礎。靜態數據包括系統設置所用到的數據和系統運行實際業務所用到的數據,具體有會計科目、各種比率參數、庫位和物料主文件、BOM表、供應商主文件、客戶主文件、賬號及銀行主文件等。動態數據是每筆具體業務發生時產生的數據,它隨時間點不同而變動。動態數據按照時間點來分,又可以分為期初數據和日常數據。期初數據包括系統上線切換時點的總賬余額、車間在制品余額、庫存余額、未結三大訂單(CO、PO、MO)。

        從另一角度來說,物料主文件、BOM、供應商/客戶信息、會計科目等屬于顯性數據,而系統配置的各種參數則是隱性數據,這些數據在業務中雖不可見,但卻能影響到系統運算的結果。對另一種劃分方式而言,顯性數據如物料主文件、BOM、供應商/客戶信息、會計科目又被稱為主數據,而會計期間、貨幣和匯率、銀行主文件、工廠日歷、付款方式、計量單位、結算方式、憑證類型等數據稱之為輔助數據。

        ERP系統就是根據這些基礎數據,按照內部邏輯經過運算形成各種報告報表,供管理者掌握生產經營狀況,從而進行分析和決策的。


        如何整理基礎數據


        基礎數據整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分,是一項艱苦細致的工作。

        1. 成立數據小組,確定工作進度。

        艱苦細致的工作要由踏實能干的團隊擔當,嚴密的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作的保證。數據小組成員一般從各個部門的業務人員中抽調,由項目經理或指定的專人負責領導數據小組的工作。數據小組的職責是分析數據準備的范圍,建立ERP編碼體系,組織必要的培訓,制作數據搜集表格模板,監督數據收集質量,并負責數據的最終導入和使用。在工作執行上,數據小組要根據ERP項目的實施進度,制定基礎數據整理的時間表,安排好小組成員的分工,并定期召開小組會議,溝通問題,推進工作。

        2. 數據整理自下而上、先易后難。

        任何工作都需要講究方式、方法,數據整理概莫能外。ERP基礎數據整理一般應遵循先易后難的工作次序,容易整理的公共數據先行整理,需要多次求精的局部數據后行整理。靜態數據相對固定,且花費時間長,可以先開始整理,動態數據在系統切換前整理即可。

        第一手資料和數據保存在生產第一線,要將這些散亂的數據加以收集整理,很大程度上必須依賴企業的基層人員。因此,編碼小組應該在與一線人員充分溝通交流的基礎上設計出他們能夠理解和操作的數據收集表格,系統所需的字段信息應囊括在表格中,然后下發到各個部門以供基層人員收集、記錄數據之用。

        其實在沒上系統前,很多數據雖然存在,但沒有量化,收集的過程通常要根據數據的歷史經驗值統計得出。數據也不會一次就能準確,所以要做好每次版本的更新和管理,數據不能亂而且要越來越精確;鶎訉祿蠄髷祿〗M之前,部門應召集業務骨干和有經驗的師傅對表格數據逐一討論和檢查,確保沒有遺漏、重復,也沒有過時、失實的數據。

        3. 把好數據錄入關。

        各部門報來的數據不是孤立無關的,數據小組在拿到基層報來的數據后,必須做好各部門人員的溝通與協調工作,綜合平衡后再進行統計匯總。然后,備份電子文檔和紙制文檔,并注明整理人員、完成時間和最后版本,再由專人錄入系統。手工錄入是艱巨而枯燥的重復工作,時間長了容易出錯,可以配合Excel表批量導入,有條件的也可以編寫數據轉換程序實現更快速、更完美的錄入。為保障數據錄入的質量,可以建立相應獎懲制度,一方面可以提高錄入人員的積極性,同時也督促其在錄入的同時進行認真的檢查。


        基礎數據整理的工作重點


        基礎數據整理工作很繁雜,沒有捷徑,但有方法。對于新上ERP的企業,在千頭萬緒的工作中,如果能夠抓住編碼這一主線,把握好物料主文件、物料清單(BOM)和庫存數據三個重點,就可以提綱挈領、一以貫之。

        編碼  編碼是為了進行系統識別和檢索而對數據進行唯一的標識。凡是納入系統管理的數據均要對其進行編碼,包括物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、庫位編碼、工作中心編碼、計劃員/采購員編碼等。首先確立統一的編碼原則。一個考慮周全、成熟的編碼體系需要結合行業標準和企業特點,并且跨部門反復討論,尤其多聽取基層和系統使用者的意見,確定最終方案。

        編碼工作中最重要的是物料編碼。而規范化是準確性的前提,同一物料叫法不同的現象在企業中比較常見,所以在編碼前要先規范物料名稱及描述。物料描述應先描述物料主要屬性,后描述物料次要屬性,基本順序是名稱/型號或規格/尺寸/材料/顏色或表面處理/特殊要求。

        先規范化之后再進行物料編碼,其中惟一性是最根本的要求。物料的編碼如同人的身份證號碼,是一一對應的,一物多碼或多物一碼都會造成信息混亂和失真,后期返工修改的工作量巨大。要明確,不同的物料,那怕有極微小的區別也不能用同一個編碼。一般來說,只要物料的物理狀態或化學性質有變化,在制品在加工過程中需要入倉,半成品作為配件對外銷售或用于售后服務,就必須為其指定一個編碼。

        在手工環境下,為了便于記憶和識別,人們喜歡有含義的編碼。在如今計算機系統環境下,提倡編碼簡單化,盡可能使用無含義的編碼體系,不要將圖號反應在編碼中。不同的ERP系統,會有不同的編碼要求?傮w來說,建議物料編碼采用全數字編碼,如大類+分類+流水號,也可以采用數字和英文字母的組合,但不要使用特殊字符,避免使用易與數字混淆的字母。編碼要考慮可擴展性,隨著企業的發展,要為日后新增物料繼續按照原有的編碼規則進行編碼留足空間,但另一方面編碼位數太長則錄入時易錯,增加工作量。編碼導入系統后不要隨便修改,由于相互關聯性,一處編碼的修改可能會導致相關聯的信息的紊亂。還要注意,即使某物料以后不再使用,其編碼也不能重新分配給其他物料使用。

        物料主文件  物料主文件就是物料的檔案,記錄著該物料的各種參數、屬性及相關信息,如物料編碼、名稱、計量單位、物料類型(原材料、半成品、成品)、來源類型(自制件/采購件)、損耗率/產出率、各種提前期(運行、準備、檢驗等)、財務成本信息等等。所有要在系統里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄,有了物料主文件才能據此建立其他相關的數據文件,所以設置物料主文件是物料編碼完成后接著要做的基礎性工作。

        ERP系統里提供了許多物料的描述參數,在實際應用中不一定對每個參數都要設置,只需設置那些系統運行時必需的以及企業對物料管理時用到的參數。進行物料參數設置時,有些字段的內容可以從系統提供的選擇項中選擇,有些必須自己先定義才能選擇使用。

        物料清單(BOM) BOM表明一個產品由哪些原材料及零件構成,以及他們之間的層次隸屬關系。BOM表的結構層次一定要清楚明了。一般來說,BOM包括父項物料代碼、名稱,子項物料代碼、名稱、類型、數量、批號、提前期偏置、損耗率、工作中心和工序號等字段。子項類型表明子項是作為普通物料消耗在父項的制造過程中,還是作為工具、圖紙、副產品、關聯產品等存在。數量類型用來說明所給出的數量是用于一個單位的父項還是一份訂單。多數情況下,子項數量類型是用于一個單位父項的,但對于工具、圖紙以及生產過程的消耗品,其數量則應是用于一份訂單的。子項提前期偏置指出子項物料需求日可以遲于父項物料開工的天數。損耗率也稱為殘料率,指明生產過程中其損耗的程度。

        BOM是制造型企業的核心文件,也是源頭文件,與每個部門都有關系。圖號亂、圖紙錯、工程變更、圖紙修改、審批、發放的隨意性在很多企業司空見慣。所以,管好研發源頭,整理BOM以達到更高的準確率,是避免一物多碼、避免日后影響生產交貨等一系列問題的關鍵。BOM來自生產又指導生產,所以整理BOM不能過分依賴工程技術部門,而必須由工程技術部門和生產制造部門密切配合,通過建立交叉會審和訂單評審機制,確定準確的BOM。BOM建立后,應及時進行備份,同時利用BOM導入模板批量導入系統。

        值得一提的是,根據不同的用途,BOM有許多種類,最常見的是工程BOM和生產BOM,它們是不同的。工程BOM是供設計開發用的,生產BOM是供批量生產用的,它是在工程BOM的基礎上根據工藝裝配要求完善的。通常,工程BOM在確認完成后可以直接晉級為生產BOM,生產BOM也可以直接手工輸入。提高BOM的準確性同樣是一個持續漸進的過程,需要在實際的生產中驗證,并根據生產工藝和工程變更不斷維護,持之以恒才能達到比較理想的水平。

        庫存數據  庫存數據是動態數據,是ERP系統基礎數據源之一。系統的有效運行離不開準確的庫存數據支撐,整理庫存數據可以從以下幾方面著手: 一是建立健全倉庫管理制度,加強對倉管員的培訓、考核和激勵; 二是規范各項制度的執行,物料收發、借退補換都要按流程操作; 三是下大力氣盤點庫存,對重點物料、薄弱環節重點檢查,分析差異原因,提高賬物相符率。這些是基礎性工作,也是日常性工作。

        在ERP系統中要設置倉庫類型和庫區庫位。制造型企業倉庫類型有: 原材料庫、半成品庫、成品庫、副產品庫、廢品庫、配件庫等。庫區的設置主要以物理方位進行,或者根據實地的劃分,按序號來分區。庫位就是指倉庫中物料存放的貨架,庫位的設置要與實際情況對應和一致,便于對建庫、移庫和出入庫等常用操作實時反映。

        基礎資料的維護


        數據質量是數據的生命,錯誤的數據不但沒有任何意義,而且干擾生產。外界環境和生產情況在不斷變化,數據準確度是個相對的概念,目前數據準確并不代表一直都準確。所以對于靜態數據和動態數據都要不斷調整和優化,這是長期的、無止境的。

        及時錄入是保證數據質量的前提。數據延遲錄入,會造成系統數據與實際數據不一致,系統可信度和實用度降低。為了防止這種問題的發生,要教育系統操作人員做到日事日畢,業務處理與數據錄入同步進行,單據錄入不過夜,不搞積壓突擊錄入。

        持續維護是提高數據質量的保證。不管如何努力,數據都不大可能百分百的準確,我們所談的數據準確是指數據的錯誤率控制在可以接受的范圍之內。所以,重要的是在具體工作中,通過系統運行結果與實際進行校驗,不斷修正數據和參數,使其逐步貼近生產、符合實際。

        毫無疑問,基礎數據整理是個艱苦細致的工作,數據質量的提高是個漸進和求精的過程。實施ERP的企業一定要高度重視基礎數據的整理,如果基礎數據達到了及時性、準確性和完整性的要求,系統切換上線只是水到渠成,ERP發揮效益也將近在咫尺。

       

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