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      分析中小企業選擇ERP標準及注意事項

      瀏覽次數:4095發布時間:2008-6-1

      作者:夏勇峰

        中小企業是我國國民經濟中最具活力、并且是推動經濟發展的重要力量。對于我國的中小企業而言,他們面臨資金少、規模小、業務單一、員工素質不高,管理體系不規范等亟待解決的問題。

        面對復雜多變的經營環境,越來越多的中小企業開始尋求信息化手段來幫助自己增強市場競爭力,希望借助先進的管理軟件來理順生產資源和提高管理水平和效率。

        中小企業進入成長期后,原有的管理模式將不再適應企業內外環境的變化,企業迫切需要借助信息化手段進行規范的管理,ERP的實施自然是其中不可缺少的一環。但是,中小企業從誕生之日起就有著自身的頑癥和特點,如何針對這些頑癥和特點來實施ERP,少走冤枉路,少花冤枉錢,提高成功率是每個中小企業主所關心的問題。

        ERP應用是一項系統的綜合工程,它包括前期論證、選型、系統實施、系統驗收、二次開發等階段,其中,ERP選型即是開始也是難點。選型決定了整個ERP項目的方向,選型過程就如同遠航船舶的舵手,如果舵手指錯了方向,那么開足馬力的行駛只能是偏離正確的方向越來越遠。如何選型,成為擺在中小企業面前的一道難題。

        “只選對的,不選貴的”,這是中小企業選擇的準則!耙孕畔⒒瘞庸I化,以工業化促進信息化”,國家明了走新型工業化道路的戰略,中小企業信息化得到前所未有的重視。然而,中小企業信息化的實踐表明,數以億計的信息化投資似乎并沒有帶來人們預期的收益。在中小企業信息化過程中還存在一些誤區,“信息化黑洞”、“上信息化項目是找死,不上是等死”等問題的出現,始終困擾著中小企業信息化的成功實施。為此,筆者總結了在中小企業選擇ERP的時候,可以將以下內容作為參考依據:

        一、中小企業選擇ERP依據分析

        依據一:ERP實施企業必須有準確定位。ERP項目本質上是一個管理項目,而不是純粹的IT項目,它的導入和實施會涉及到企業管理的方方面面,需要對企業現有的管理模式、業務流程、作業方式和作業習慣進行系統整合,以提高企業的管理水平和效率為不斷完善的主線。因此,在ERP項目選型之前,企業一定要對ERP項目作一個明確和準確的定位。一個正確的定位對項目選型乃至實施工作都可以起到極強的指導作用,直接影響ERP項目的效果。

        依據二:ERP上線時間必須明確。在選型之初,企業要對自身現狀進行調查,了解企業的規模、人員素質、管理模式、信息化基礎等方面的情況,以明確信息化需求。中小企業具有一些共性,例如,管理基礎薄弱,業務流程和組織結構都還需要不斷完善,企業的發展策略可能會隨著市場的變化而不斷地調整;資金投入有限,可融入資金的渠道相對較少;沒有相對規范的業務流程;信息化基礎薄弱,在信息化建設方面投入的資金較少,有經驗的信息化建設人才更少。除此之外,不同企業有著各自不同的特點,在分析現狀時必須明確這些特點,挖掘自身不同于他人的需求,將這些作為確定ERP項目是否上馬和確定系統類別及使用年限的重要依據。

        依據三:將企業自身的發展規劃作為選型的依據。中小企業一般比較關注企業的當前需求,比如一些急需改善的問題、急需提高的效率等。這本身是沒有問題的,但是,相當多數的企業忽略了企業長期的需求、今后可能出現的問題等,也就是說,對自身的信息化建設沒有一個通盤的考慮,哪里有洞哪里補。

        這樣做可能很快就見到了效益,而且只付出了比較小的成本,但是卻為以后的信息化建設留下了隱患。今后隨之而來的,可能是企業使用的系統越來越多,越來越雜,造成數據無法整體共享、系統重復建設等問題。

        依據四:服務提供商的選擇。選擇專注于某個行業的中小服務提供商,實際看重的是其背后的專業化服務團隊,在這個團隊中,包括了行業的管理咨詢專家、軟硬件工程技術人員等,他們能從專業的角度幫助用戶選型、分析、實施,乃至二次開發。因此,選擇有行業背景的中小服務提供商即可以滿足企業的實際業務需求又可以節省ERP項目成本。

        依據五:ERP項目實施預算是按時完成的關鍵。確定預算范圍是決定選型廣度的基礎。由于中小企業可融入資金的渠道相對較少,因此,要注意根據自身財務狀況及ERP系統使用年限預期確定ERP項目預算框架,以保證項目順利進行。ERP項目除了實際購買軟件和支付實施顧問企業的費用外,還需要考慮到很多的人力資源相關成本,如用戶保證項目參與時間引起的加人情況、項目加班等一系列費用,這些都會對企業正常運營情況下的整體預算成本造成很大的壓力,因此,這些機動費用必須考慮在項目預算中。充足的預算是保證ERP項目按時完成的關鍵。

        依據六:企業內部各部門的溝通必須充分。在選型前必須在企業中高層范圍內進行討論、確認。溝通是非常重要的,對于中小企業來說,大多中高層都是一個家族的成員,對于大項投資的金額、時間、回報率都是非常關注的,沒有大家的共識與參與,很容易導致選型成了單一的選價格,那就失去了投資ERP項目的意義。選型溝通的另一個重點要選擇ERP產品和企業適用性一定要有良好的對接,ERP產品要在企業中應用必須適合企業的管理流程、管理需求,相當一部分現有的軟件是不適合中小企業需求的,這就需要進行流程再造,對于哪些管理流程需要調整和再造,也需要在選型前和管理層進行充分的溝通,取得一致意見,然后和服務提供商進行商榷,進行產品的升級或二次開發。

        依據七:評價標準的設立是必要的。軟件產品的功能,即產品是否能滿足企業的實際業務的需求、滿足到那種程度,對于部分特殊的需求,是否有針對性的解決方案。大體上而言針對軟件產品有三個評價指標:

        第一、軟件產品的成熟度分析和了解。對于軟件產品的成熟度可以從供應商的發展歷史、在行業內擁有的客戶數量和客戶類型來考察。最好用公司的現有業務數據對供應商提供的演示版進行數據測試,并且去供應商以前客戶實地考察一下,了解其實施的背景、基礎、過程、遇到的問題以及目前的運行狀況、適用性及穩定性等情況。將這些資料綜合作為考察產品成熟度的標準。

        第二、軟件產品的人性化程度分析和了解。軟件產品的人性化程序主要指界面的友好性,可操作性。如視窗操作,圖形化的功能界面(圖形化的業務流程、查詢系統等),與桌面主要應用系統的集成(如:與Office系統的集成等),簡便的界面和菜單功能設計,界面操作直觀、簡單,符合現有的系統操作習慣,不需要額外增加軟件學習成本。

        第三、軟件產品的擴展性分析和了解。軟件產品的擴展性主要體現在兩個方面:第一,與其他軟件系統的集成,在采用現有解決方案的基礎上,企業可很容易的擴展到電子商務、辦公自動化、客戶關系管理、供應鏈管理等系統,并且所有這些解決方案都是無縫集成的。

        第二,系統的二次開發,在項目實施和運行的過程中,可以對現有的系統進行功能完善,能否提供穩定可靠的二次開發能力是軟件產品是否成熟的關鍵因素之一。 

        依據八:對ERP提供商技術實力和服務水平設立評價標準。服務提供商的技術實力和服務水平也會影響到ERP項目的成功與否。服務提供商能夠為企業提供什么樣的技術保障,是否有完善的售后服務體系等。大體上而言針對服務提供商有以下三個評價指標:

        第一、服務提供商的行業經驗。供應商目前實施的客戶中與本公司生產和業務管理以及實施基礎等方面是否有相似的類型,這可以為企業ERP項目導入上的成功提供強有力的支持。

        第二、服務提供商的實施力量。作一個管理項目,實施顧問的管理背景和合理的知識結構、豐富的項目經驗非常重要。企業實施顧問應具備企業一線管理的經驗,對企業的業務和管理運作非常熟悉,有過在類似公司的任職的經歷以及多年的ERP項目實施經驗等。而不能是以IT背景人員作為實施的主要力量。

        第三、ERP軟件系統的實施方法及文檔管理規范。服務提供商是否能夠提供完整的實施方法論體系,作為雙方項目導入和實施工作的指導。好的系統必須要在科學的方法論體系的指導下實施才有可能取得真正的成功。

        系統的文檔建立和保存是整個項目成功的保障。通過科學嚴密的文檔控制系統,不僅可以很好保證實施效果,而且即使公司出現人員調整,通過有關實施文檔紀錄,新員工也可很快熟悉有關業務操作流程,降低人員培訓成本和系統運行的風險。在項目實施的過程中,供應商是否有能力協助企業編制產品編碼系統、業務科目技術文檔,以及各種嚴密的實施過程控制文檔(如細化的項目實施計劃、實施服務意見反饋調查表、階段性的實施服務報告等),細化的崗位業務操作流程、業務改進報告等。

        以下將列舉一些在中小企業選型過程中普遍存在的誤區,希望引起實施企業的注意:

        首先、制定ERP項目的目標時,目標過高,ERP實施范圍的范圍過大,脫離企業的實際業務情況和現有資源。對企業內部的現有資源缺乏客觀的評價,盲目上馬。

        其次、整個選型過程由IT技術部門負責,以計算機技術人員為主導,業務部門不參與選型。在實際環境中,各個部門的業務都很繁雜,ERP的應用本身就是與各個部門密切相關的工作,別人不了解你的業務,也無法替你發表意見,只有親自參加選型過程,才能充分理解所要選擇的ERP系統,使本部門的業務需求得到滿足。

        第三、迷信國外的服務提供商產品,造成產品的水土不服。不對軟件產品進行功能性測試,只相信典型用戶的參觀效果。在一個公司成功的ERP軟件,拿到另一個公司未必成功,在一個企業失敗的ERP系統,換另一個企業則可能成功。

        第四、過于相信供應商的承諾,決不能把承諾作為系統建設的一部分,也就是說不能把系統建立在任何承諾之上,謹慎的做法,就是把承諾當作不存在來進行系統的選型和實施。

        最后、過于追求新技術,ERP是基于軟件技術的商品,但它的目標是進行業務管理,不是為了實現某項技術。

        有的企業在選型的時候過分注重ERP軟件的技術基礎,要求必須采用B/S方式、必須跨平臺等等,這犯了本末倒置的錯誤。

        總而言之,ERP項目成功的關鍵在于企業要有較為明確的實施目標以及遠景規劃,從管理的角度來組織,而不是簡單的軟件采購行為。對于國內大多數中小型民營企業來說,由于資源、經驗乃至認識的不足,要做到一步到位絕非易事,因此必須從企業高層給予足夠的重視與支持,這是ERP項目成功實施的關鍵。

         二、中小企業選擇ERP注意事項分析

        第一、分析和規劃自身企業信息化建設的需求。在選擇ERP軟件之前,企業必須首先明確自己的需求,也就是企業實現信息化要解決什么問題。當前,很多企業還是處在傳統的手工管理模式,還處在由計劃經濟向市場經濟轉換的過渡階段,企業管理有很多不足和缺陷。解決這些問題,正是引進ERP系統的主要目的。因此,企業在購買ERP軟件之前,必須對自身的管理進行診斷和冷靜的思考。在對現狀進行認真分析的基礎上,做好企業信息化建設的規劃,在規劃中確定管理信息系統建設的目標,系統涉及的范圍,要解決的關鍵問題,系統建設的階段劃分和進度要求,并對企業在現行條件下可投入的人力、物力、財力進行可行性分析。

        在此基礎上提出ERP軟件選型的需`求任務書,提供給ERP服務提供商,作為軟件選型的依據。這種信息化建設的前期規劃是非常重要的,它將成為企業信息化建設全過程的指導性文件,是各階段實施工作的依據!耙巹潯钡恼_性是非常重要的!耙巹潯奔纫3忠欢ǖ南冗M性,又要具有實用性。因此,“規劃”的編制是一件非常重要和嚴肅的事。企業決策層要領導和參與此事,并抽調各部門的領導和業務骨干及信息化技術人員組成專門小組。如果企業缺乏對ERP了解的人員,可以聘請社會上專業的IT咨詢專家參與此項工作。

        第二、功能是否滿足企業自身的需求。在明確了企業的需求以后,使軟件的選擇有了依據。選擇的ERP軟件的功能與企業的需求相符合,是ERP軟件實施成功的關鍵因素。當前,在國內ERP軟件市場上,ERP商品化軟件種類繁多,令人眼花繚亂。有些大型ERP軟件(特別是一些國外著明的ERP軟件公司),具有強大的功能,能較好地適合各類企業的需求。但是由于種種原因,不是所有的企業都能購買這些大型ERP軟件。

        特別是占企業總數中絕大多數的中小企業,由于規模小、財力有限等原因,只能在國內ERP市場上選擇那些中小型ERP軟件。這些軟件雖然都冠以ERP的牌號,但由于軟件開發商的歷史、技術背景、應用的程度、投入的力度等的差別很大,軟件功能和性能上的差異也很大。因此,企業在選擇這些軟件時,不能僅僅停留在表面上,被口頭上的宣傳所迷惑,要對軟件的功能結構進行認真地研究和考查。

        例如對制造業企業來說,首先要考慮軟件是否適合自己企業的生產類型。大家都知道,制造業的生產類型可分兩大類:離散制造業和流程制造業。在離散制造生產類型中,又可分為三種類型:多品種小批量生產、大批量流水生產、單件小批生產。這些不同的生產類型有著完全不同的生產模式(不同的生產流程、生產計劃方式、生產組織和控制方式等)。

        對應不同生產類型,ERP軟件將提供不同的生產管理解決方案相適應。

        多品種小批量生產類型適用MRPII/ERP傳統的生產計劃與控制功能,既由主生產計劃(MPS)—物料需求計劃(MRP)—車間任務與作業管理組成的三級管理體系,生產管理系統的核心是物料需求計劃模塊,它將按零件提前期和相適應的批量準則,組織零部件的生產和采購。因此,這類生產類型的企業在購買ERP軟件時,要仔細考察軟件是否具備以上提出的功能。特別是第三級計劃—車間生產作業(工序級)計劃的功能,由于其數學模型比較復雜,實施難度比較大。

        有些軟件此模塊的功能比較弱,甚至有些軟件根本就沒有此功能;對于大批量流水生產類型,在ERP軟件系統中,最適合的生產管理解決方案是MRP/JIT混合生產管理模式。在此方案中,零部件的生產準備計劃和原材料的采購計劃是由MPS—MRP系統去解決,而車間生產管理則采用按訂單拉動的準時生產(JIT)管理系統來完成。JIT準時生產管理系統遵循市場和訂單拉動機制,真正做到按需生產。JIT的計劃模式是按節拍生產的流水線生產計劃。

        在當前市場上的一些中小型ERP軟件,JIT功能很弱,甚至缺乏此功能;對于單件和小批量生產類型的企業,一般是按客戶訂單來組織生產,按訂單的要求制造或裝配,甚至是按客戶的要求進行重新設計或改動產品。這種生產類型的關鍵是如何快速地按客戶的個性化需求生產出客戶需要的產品。為做到這一點,要求ERP系統具有快速將客戶對產品的技術要求轉化為基礎制造數據的功能,自動生成針對客戶訂單個性化要求的制造數據,如訂單產品結購數據(OBOM)和訂單工藝路線數據等。在ERP商品化軟件中,這些功能通常是由配置控制模塊完成的。也可采用與ERP緊密集成PDM軟件來完成。因此,這類企業在購買ERP軟件前,要很好地研究著些瓶頸問題的解決方案,有針對性地考察ERP軟件。

        綜上所述,要避免ERP軟件選擇方面的風險,企業必須做好需求分析,找到自己的特點和關鍵問題,做到心中有數。這樣才能有針對性地考察軟件,選準軟件,減少由于軟件與企業不匹配而造系統實施的失敗。 

        第三、考察并評估ERP的成熟度。ERP軟件包是一個大型的、復雜的軟件,程序中的關聯錯綜復雜。任何一個軟件包都不可避免地存在著缺陷和錯誤,只是程度的不同。企業應用ERP能否順利地取得成功,與ERP軟件的質量和軟件的可靠性有很大的關系。因此,企業在選擇ERP軟件的時侯,要認真考慮該軟件是否成熟可靠,這是企業選擇ERP軟件的一個重要標準。

        ERP是一個管理應用軟件,它的成熟度自然與它在企業實際應用的程度有關。ERP軟件在開發成功以后,除了要經過嚴格的試驗室測試以外,更重要的是要經過在企業中的反復應用的過程中進行不斷的磨練,通過對錯誤和缺陷的不斷修改和補充,使軟件的可靠性和成熟度不斷得到提高。試驗室測試通是常通過人為設計的程序和模擬數據進行的,具有一定的局限定性。而在企業現場中的實際應用,軟件會經受到大量的實際數據和復雜的業務流程的考驗,這是試驗室條件不能比擬的。所以,企業在選擇ERP軟件時,必需考查該軟件公司的歷史和經歷,考查該軟件包的形成和發展過程,以及應用的客戶數和應用效果的評價,并且考查該軟件商軟件版本維護的機制。一般來講,通過大量客戶工程化考驗軟件的質量和可靠性要高一些,企業要盡量避免成為不成熟產品的試驗場。

        第四、考察服務提供商的實施經驗和能力。

        但是,更重要的一點,企業在考查這些軟件功能的時侯,千萬不要忽視該軟件商實施這些軟件的經驗和這些模塊應用的效果。有些服務提供商在功能清單上雖然也列出了這些模塊的介紹,但并沒有在客戶現場中應用,技術服務人員對這些模塊的理解還局限在概念上,對這些新興功能在企業現場應用缺乏實踐經驗。這對該系統成功實施造成一定困難。

        三、總結

        因此,對于中國數量眾多的中小企業而言,在ERP系統應用方面需要進一步加深對信息化應用的理解,需要更多地深入應用而非停滯于徘徊中,尤其是已經進入應用階段的企業,更需要在長期的實際應用中去挖掘系統的價值。此外,在ERP系統的選擇過程中,應該多學習國際經驗,建立科學的產品選擇觀。

        在實施ERP系統的選型的階段應該運用SWOT的分析方法進行對企業自身的優劣勢、面對外界的機遇挑戰進行分析,通過對自身人員、制度、技術、資金、文化、實施前景等方面的詳盡的分析,形成科學的預測分析。這樣,才能夠盡可能多地避免面對以后企業實施ERP的過程中出現的各種困難,保證ERP的順利實施。

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