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      ERP:業務流程評述之銷售退貨折讓流程

      瀏覽次數:4780發布時間:2008-6-1

      作者:鄭峰

        其實,貨款折讓在很多場合都會用到,如:

        1、 當質量發生問題時,一是跟客戶協商一致,直接在應收帳款上進行折讓。

        2、 當有質量瑕疵時,有時候可能只是一些外觀上的質量瑕疵,如商標貼錯了等等。遇到這種瑕疵時,有可能會要求客戶自己安排人員進行返工。只是我們企業要支付一定的返工費用。這種情況,也可以通過貨款折讓作業處理。

        3、 有時候,出于一些特殊的需要,還可以通過貨款折讓作業,來對應收帳款進行調整。

        總之,貨款折讓在企業中應用的還是比較多的流程。不過,有些企業可能在ERP使用之前,對于貨款折讓作業管理比較松散,導致在利用系統管理貨款折讓作業的時候,有點力不從心。下面,我就結合我的一個客戶的案例,談談貨款折讓作業在ERP系統中運行的注意點。

        下圖,是我一個客戶的貨款折讓流程。

        第一步:業務員對客戶提出的貨款折讓請求進行審核。

        當客戶遇到質量問題時,他會跟企業的業務員進行協商處理的方法,看看到底是進行貨款折讓呢,還是退貨處理。因為企業的客戶覺得這筆貨時間比較急,若再退回去進行返工處理的話,可能會趕不上交期。而且,該批產品只是商標出現了問題,客戶企業可以自己進行返工處理。但是,必須向企業收取一定的返工費用。后來,企業客戶經過核算,該筆產品總共價款為100萬,返工費用預計為1萬。企業的客戶就向企業提出了折讓1萬元貨款的折讓申請書。

        企業收到這1萬元的貨款折讓書的時候,就要對該申請書進行審核。若企業同意的話,則就在系統里審核折讓申請書,并通知財務與客戶。

        最佳應用:

        1、在建立折讓申請書的時候,可以跟銷售定單關聯,也可以不進行關聯。是否要進行關聯,主要是根據企業的管理要求來定的。若企業對于應收帳款的管理要求比較嚴格,為了日后稽核的方便,則最好把折讓申請書跟銷售定單關聯起來。如此的話,在后面沖銷應收帳款的話(如果該張應收帳款還沒有付款的話),就會直接沖減該張銷售定單對應的應收帳款,而不用用戶手工的去選擇,到底要沖銷哪一筆應收款項。若不進行關聯,則財務在操作的時候,就比較有靈活性,可以跟任何一筆應收帳款,只要應收帳款還沒有付款,就可以進行沖銷。但是,很明顯,如此做的話,對于以后的查詢與稽核會比較麻煩。而且,財務每次沖銷作業完成后,還需要特別的向業務員強調,沖銷了哪筆應收帳款。處理起來,就相對的麻煩一點。所以,我在系統實施的時候,還是建議用戶要跟具體的銷售定單,甚至是銷售定單中的行項目進行關聯。是否要進行關聯可以通過系統單據設置,進行強制的控制?刂频募墑e有不予關聯、關聯警告、強制關聯等等,用戶可以根據自己的需要進行配置。

        2、折讓申請書在建立的時候,會去判斷某個特定的銷售定單循環有否關閉。一般來說,銷售循環的話,要經過如下環節,銷售定單-銷售出貨-銷售結帳-銷售付款。若某張銷售定單出貨了,或者產生了應收帳款,該張銷售定單的銷售循環還沒有關閉。只有到銷售定單對應的款項已經付清的話,系統才會認為該筆銷售定單循環已經結束了。企業用戶在系統里開立貨款折讓書、進行定單關聯的時候,系統會去判斷關聯的銷售定單(甚至是某個特定的行項目),貨款是否已經付清。若已經付清了,則在單據審核的時候,系統會提醒用戶,該銷售定單已經付清款項了,在沖銷應收帳款的時候,不能對應銷售定單關聯的應收帳款了。

        第二步:財務進行折讓作業。

        若業務員經過一定的審核程序,同意客戶的貨款折讓申請書之后,就要把處理的結合告訴客戶以及財務。企業客戶會根據這個進行應收帳款的處理;而企業的財務則會根據這個進行相關的折讓作業。

        1、財務部門收到銷售部門的貨款折讓通知書之后,首先,會在系統中做相關的憑證。憑證的制作方法也有兩種。一是手工開憑證,如此的話,憑證就沒有前置單據,就無法跟銷售定單、貨款折讓通知單進行關聯;在憑證審核的時候,也不會更新貨款折讓通知單的狀態。二是進行由貨款折讓通知書轉換折讓憑證作業。在系統中,運行這支作業,可以根據貨款折讓通知書自動生成折讓憑證。用戶可以根據需要,一次性轉換多張貨款折讓單。系統會根據客戶及所關聯的銷售定單的不同,產生不同的折讓憑證。這顯然大大提高了財務用戶的工作效率,而且,單據的準確性也會高許多。在轉換過程中,要注意一個選項-合并折讓單選項。這個選項,不要隨便用。他的設計是為那些不需要銷售定單、貨款折讓通知書、折讓憑證一一對應的話,就可以采用此功能。選種這個選項后,系統在轉換的時候,會把同一個客戶的折讓通知書,即使其關聯到不同的銷售定單,把他們合并成一張折讓憑證。如此的話,在沖銷應收帳款時,就不能夠對應到具體的銷售定單。

        2、財務部門把折讓憑證制作好之后,由相關人員進行審核。審核完畢后,就需要做一個判斷,如何去沖銷應收帳款。上面我們提到夠,沖銷應收帳款有兩種方法。一是沖銷特定的應收帳款。也就是說,在折讓通知書或者折讓憑證上,有銷售定單或者出貨單的關聯,則系統會根據這些信息去沖銷對應的應收帳款,當然,前期是該應收帳款還沒有收款。若該應收帳款的收款狀態為已經收款,則系統會提示用戶,這筆應收帳款已經關閉,不能再沖銷。遇到這種情況的話,則財務人員只能采取第二種沖銷方式。二是財務隨意選擇一張應收帳款進行沖銷。當某個特定的應收帳寬已經收完款,或者企業對于貨款折讓控制的不強的話,則可以采用這種方式進行沖銷。不過,為了以后查詢的方便,即使采用這種沖銷方式,我還是覺得用戶最好在沖銷的時候,能夠在備注中注明一下。我在項目實施的時候,一般都是建議用戶按照第一種方式進行沖銷,如此的話,單據的前后關聯性就會很強。

        最佳應用:

        1、單據的傳遞,如貨款折讓通知書,若手工去傳遞的話,顯然會很麻煩。我們能否在貨款折讓通知書審核的時候,系統自動把該通知發送給客戶及財務人員呢?其實,這是可行的。我現在使用的ERP系統已經有了跟郵件系統的集成接口。只需要這個接口,就可以跟企業內部的郵箱服務器進行集成。當貨款折讓書進行審核的時候,系統會根據相關設置,自動把貨款折讓書發送給財務與客戶,如此的話,就方便了相關人員的工作。不過,這里也要注意一點,我們發給客戶與發給企業內部用戶,如財務其貨款折讓通知書的格式與內容可能是有差異的。企業要先根據實際情況,把格式定義出來,免得到時候出洋相。為了保險起見利用這個功能之前,最好先進行測試,以保證設置的準確性。若現在你們使用的這個軟件,沒有這個功能的話,其實,只要通過數據庫的觸發器,也是很容易實現這個功能。

        2、貨款折讓書的來源。我們不僅可以根據銷售定單生成貨款折讓單,也可以根據出貨單生成貨款折讓單。具體貨款折讓書采用哪種來源,企業用戶根據自己的需要進行選擇。兩者的流程與操作,沒有本質的區別,都是換湯不換藥的。主要是考慮用戶自己的操作習慣。

        3、強調單據之間的關聯性。ERP系統中,各種單據的前后關聯性很強,而且,后面的單據往往會對來源單據進行一些狀態的更新操作。如在貨款折讓書生成折讓憑證的作業,系統就會在貨款折讓書上,自動更新折讓憑證的號碼,如此的話,在貨款折讓書上,就可以關聯查詢到折讓憑證;同時,當折讓憑證審核之后,在貨款折讓通知書上,就會顯示該折讓憑證的運行狀態,還會自動關閉折讓折讓通知書,表示該折讓通知書已經生成了憑證,并且,該憑證已經審核完畢。如此的話,對于用戶進行查詢及轉換作業的時候,就非常的方便。在轉換的時候,就不會顯示已經轉換過的折讓通知書,也就不會發生重復轉換的情況。所以,我在項目的實施過程中,多次強調單據之間要相互關聯,盡量采用系統自帶的轉換功能,而不要手動的開立單據。

       

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