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      企業應當如何做好ERP項目啟動會?

      瀏覽次數:4386發布時間:2008-6-1

      作者:董海濤

        項目啟動會議的召開標志著ERP項目從選型及商務階段進入實施階段,雙方合作從此拉開序幕。項目啟動會是整個項目過程中重要的里程碑,開好項目啟動會意義重大,直接關系到日后項目的順利開展。

        首先,項目啟動會是通報會,就是把前一階段的項目情況向公司管理人員、項目組成員及相關人員進行通報,使他們了解項目的背景、經過和規劃,為日后更好的配合做準備。

        其次,項目啟動會是誓師會,通過宣講實施ERP項目的動因及意義,增強員工的緊迫感和使命感,提高公司上下信息化的意識。通過高層領導的演講,向公司內部及實施顧問表達一種決心和信心,從而統一思想、掃清顧慮和障礙。

        再次,項目啟動會是培訓會,ERP廠商實施顧問的演講,可以使公司員工大體上了解ERP的相關知識,如果再設置問答環節,則更可以有針對性地解疑釋惑。

        “功夫在詩外”

        開一個會不難,難的是會前大量和細致的準備工作。前期工作主要是項目資源的配備和溝通,包括組建項目組、制定任務計劃及相關制度,另外就是開展培訓和溝通,即讓公司領導和相關業務骨干等與項目有關的人員對ERP有一定了解,因為只有了解了才談得上參與、支持和配合。啟動會前的準備工作除了確定會議時間、場地、橫幅、參會人員之外,還包括調好投影、擴音設備等,重點是會議資料的準備。這些資料一般有項目任務書、實施計劃表、項目公約、演講PPT、講話稿等等。

        項目啟動會前,必要時可以先行召開一個準備會議,集思廣益、拾遺補缺,并重點對各個環節、各項任務進行安排和協調,落實到人頭,確保會議屆時能務實、高效地進行。組織者可以提前邀請企業內刊記者親臨現場予以采訪、拍照及報道,以擴大項目聲勢及影響。所有準備工作就緒后,項目經理應將啟動會的安排情況向公司領導匯報,征求意見,并及時完善,同時應將準備好的資料讓公司領導過目。

        啟動會議程5W

        等前期準備工作都已確定之后,需要下發項目啟動會通知。通知的主要內容是會議議程,議程要清晰表述5W,即會議時間、地點、參會人員、會議主題,以及簡要說明會議的目的和要求。公司領導批復時可以強調此會的重要性。

        啟動會主持人一般由企業ERP項目經理主持,他是建設方和業主方的溝通橋梁,也是項目實施的核心。會議時間不宜安排在周末或下午,也不宜安排在企業生產忙季或旺季。會議地點以公司內部室內會場、禮堂為宜,要能夠放置投影儀及懸掛橫幅。參會人員除了公司領導、管理人員、項目組成員外,還應有實施方代表,如ERP廠家高層、實施顧問、客戶經理等。會議議程一般是企業領導及廠家高層講話。企業領導講話時除了宣布項目指導委員會及項目組成員,并向項目經理和項目小組成員進行授權外,還要宣布相關獎懲制度,給各部門壓力及要求,更重要的是顯示領導對項目的重視和決心。

        ERP廠家領導的講話要表明廠家對該項目的重視,會提供一流的資源和服務,與企業共同努力確保項目成功。然后由企業項目經理發言,著重講述項目選型過程、介紹項目組成員及分工、宣布實施計劃表; 可以安排雙方項目組成員全體亮相、進行宣誓等環節。ERP廠家項目經理則應向企業介紹實施方項目組成員及職責,并做ERP項目實施方法的主題演講。如果需要,還可以進行ERP理念和項目管理的簡單培訓,用案例重點說明ERP項目實施成功的條件和導致項目失敗的原因,讓企業吸取教訓、引以為戒。最后是簽署項目公約,以此獲得領導及各部門一把手對項目資源的承諾和保障。

        三個細節

        1. 啟動會需要做好會議記錄,并打印出來讓雙方代表簽字,會后由項目辦公室存檔。目的就是讓雙方覺得這是個嚴肅認真的事,要給予充分重視,同時讓雙方感覺項目真正開始實施了,大家的利益是共同的、目標是一致的。

        2. 由于項目啟動會議主要是信息展示而不是討論,一般時間應控制在半天以內,因此一些需要與會各方確認或承諾的事宜,需要在啟動會議前溝通清楚,否則會嚴重影響啟動會議的效果。

        3. 項目經理在講解實施計劃時,最好強調這只是個初稿,項目實施過程中,人員、時間、任務會根據具體需要進行調整。另外,需要強調項目成敗關系到公司每個員工的切身利益,每個員工特別是項目組成員,要明確自己的職責和任務,并有責任和義務對發現的問題進行及時溝通。

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