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      企業ERP項目招標選型方法與策略研究

      瀏覽次數:4645發布時間:2008-6-1

      作者:董海濤

      經過幾年的發展, ERP軟件廠商和企業用戶都逐漸趨于理性,概念性的炒作宣傳之后,到了真正開始大量部署實施的階段。然而統計數字顯示,80%ERP項目失敗的根源在于招標與選型沒有做好。目前做EPR的軟件公司很多,但良莠不齊、各有所長,這些公司所說的和所做的、用戶看到的和聽到的未必一樣,正因為如此,招標才成為必要。

          招標是ERP項目立項后的首要工作,也是項目選型前的關鍵工作。

        不少企業認為實施ERP就是買一套軟件,根本不把它當做一個項目看待,更不會把實施ERP當做改善管理的契機,沒有給予足夠的重視。說到底,這是由企業領導人的理念決定的,應想清楚實施ERP是為解決面子問題還是肚子問題,如果是解決面子問題,招標無疑會流于形式、有失公正。

        一般來說,企業實施ERP 的方式有自主開發、合作開發和購買成型軟件這三種方式。其中自主開發和合作開發都需要企業有比較強大的研發能力,而且有足夠的時間和經費,所以,企業一般以購買軟件為主。招標采取科學的程序將項目需求廣而告之,再擇優錄取,最終經過用戶和廠商的一系列接觸、談判等活動,完成合作。具體執行上,可以由企業自己主持招標,也可以委托其他有經驗的單位或機構主持招標。

        找準問題 量化指標

        作為招標企業,首先要弄清楚自己的整體需求,明白自己想要什么,做到心中有數,然后再展開招標工作。當然,這個整體需求并不代表項目的最終需求或詳細需求,當投標方中標并簽訂項目合同后,必須以此為依據,與招標公司共同進行詳細的需求分析,并編寫《系統需求分析說明書》。

        招標很重要的一環是起草招標書。招標書的框架大同小異,首先招標方需要對企業進行介紹并說明項目內容,包括項目概況、項目實施的范圍及各系統內容。重點是項目需求,要讓人明白項目要做什么,以及要實現的目標。實施ERP的企業可能原因不盡相同,目的也可能不只一個,但需要在項目需求里盡可能具體地分析,將問題找準、將指標量化,只有這樣招標質量才能提高,后期雙方合作才能基礎牢固。

        審核投標人資質及標書細節

        用戶對投標人資質的審核無外乎包括以下三項: 1. 公司的合法性和正規性; 2. 公司實力,包括資本、人才和財務經營指標; 3. 項目能力,包括成熟的ERP解決方案及自主產品介紹,以及在同行業中軟件開發及項目實施的經驗和案例。對投標人的資質審核可以初步篩掉一些不合格或不合適的軟件廠商。

        最后,招標方要通報一些注意事項和聯絡方式。比如投標書的投遞形式和截止時間,交代投標書要附帶電子文檔光盤,便于在接到投標書后組織審查和評定; 還會指明將選出多少家投標人進行第二階段的講標、演示及考察,屆時招標方會電話通知被選中者。

        作為招標方,還要保證對所有標書保密,無論投標人是否中標,招標公司都有權利對投標書進行處理,不再返還投標人。在招標書的最后,要注明招標方的公司地址、聯系方式、聯系人等信息。為了穩妥起見,最好在投標日期結束前,設立項目說明會和標書答疑環節,可采取公開的方式,也可設立專用電話、郵箱等,進行一對一溝通。

        招標書擬好并經確認后,企業就可以進行發布。發布的途徑既要廣泛又要對口,可以選擇報刊及網站為招標發布的主要媒體,其中網站可以是公司網站、專業信息化網站及相關招投標網站。同時,可以配合電話、郵件、信函等形式與主要ERP廠家聯系,發出招投標邀請函。

        評標需剝去“糖衣”

        招標方在評標時應剝開投標書華麗的外表,找準問題的實質。這一過程中需要注意:

        1. 重視實質和內容,不要過于看重形式,F在很多軟件公司在標書的制作上不惜血本,動輒花費幾千元,又是銅版紙又是彩印,厚厚幾大本,給客戶的感覺是印刷精美、頗有份量,但內容卻是東拼西湊、胡編亂造。

        2. 真正重要和有價值的東西不在標書上。要明白標書只是軟件公司表示合作意愿的載體,況且各公司的標書從戰略到業務、從總體規劃到分步實施,已經非常格式化。軟件公司總會努力表示自己的產品功能之強、優勢之多、成功客戶遍布各個地區各個行業,并表現出自己非常了解招標企業的情況,能很好地滿足招標方的需求,但真正有差異的、有價值的事實卻需要招標方自己多方面了解和驗證。決不能選那些公關好而實力弱、缺乏行業實施經驗、隊伍不穩定的供應商。

        3. 招標的目的是為了接下來的選型和洽談簽約。投標書和建議書的內容要能夠成為以后簽署合同細節的依據,以及項目實施和驗收的依據,否則招標就變成了為招標而招標,而不是為需求而招標,應該為實現信息化成功而招標。

        要做好項目招標工作,最大程度地規避項目風險,企業必須認真做需求分析,找到自己的特點和關鍵問題,同時認真執行招標的每一個環節,做到無私、有心,招標工作才能夠高質量完成。

        選型勿被“亂花”迷眼

        一般來說,企業在發布招標信息之后,國內外大大小小的ERP廠家會聞風而動,主動與企業聯系。目前主流的ERP廠家,國內有用友(600588行情,股吧,信息化)、金蝶、神州數碼、天思、新中大、浪潮、博科、金算盤等,國外有SAP、Oracle、JDE、Baan、SSA、QAD、Microsoft、Invor、Fourth Shift等。

        其中,國外ERP軟件多由工業制造流程起家,國內ERP軟件多由系統集成或財務軟件起家,其產品逐漸演化為財務管理、業務一體化企業管理軟件以及現在的ERP軟件。整體來講,國外ERP大牌廠商正在全方位加緊對中國市場的滲透和擠壓,為數眾多的占據中低端市場的本土ERP廠家正面臨前所未有的挑戰,市場競爭激烈。

        面對“亂花漸欲迷人眼”的ERP市場,企業如何是好?首先應本著兼聽則明的原則,可以讓參與選型的公司提供競爭對手的產品弊端,但不能造謠中傷。這樣一來,便于招標方收集各種報道、資料,各個角度的分析也會紛沓而來,此時,用戶應該擦亮眼睛、客觀選擇。

        在正反兩方面比較中,企業才能對每個ERP廠家有一個更客觀、更全面的認識,為下一步的篩選和驗證做準備。接下來,企業要與ERP廠家進行實質性的接觸和溝通。首先邀請入圍廠家前來面談和進行產品演示,通過1~2天的接觸,用戶方基本能夠對產品適用性、顧問水平方面有一個大致了解。

        需要說明的是,由于企業各部門所關注的角度不同,所以投標方在演示的過程中需要結合各部門提出的問題做重點演示,最好是準備一個產品BOM(物料清單)輸入系統演示。更重要的是,用戶不能光聽軟件公司自己描述,還要實地親自去看,自己做判斷。ERP廠家的售前顧問都經過專門訓練,對客戶的任何問題都準備有一套標準的說辭,你問什么他都有、什么他都能做。在信息、知識不對稱的情況下,企業往往會被對方忽悠得牽著鼻子走。

        ERP廠家提供的解決方案制作精美,內容大多是復制、粘貼而來,但對于剛開始實施EPR的企業來說是分辨不清的。企業應該去ERP廠家參觀考察,并去他們的客戶工廠中走訪座談,了解他們的項目實施及產品應用情況。在用戶走訪客戶的過程中,為防止ERP廠家派顧問冒充客戶進行接待,企業要帶著問題去談,不能走馬觀花。這一輪下來不但能夠比較全面地掌握ERP廠家的真實情況,而且能夠學習到實用的項目管理經驗。

        四項評價指標

        準確的選型是ERP項目邁向成功的第一步,選擇ERP廠家其實就是選擇長期的合作伙伴,用戶在選型時要重點考察其四個方面: 公司(背景和實力)、產品(軟件)、顧問(咨詢和服務)、價格。

        1. 公司。首先,任何公司都有其特有的歷史和文化,如果對此不了解,就容易被一些表面現象所迷惑。招標方容易感到困惑的是: 是選擇大公司還是小公司?要知道ERP廠家對客戶都有一個優先級的排序,知名度高的大公司能否調配一流資源在我們的項目上,能否對問題迅速響應需要考慮。對于公司知名度不高、規模不大的成長型IT公司,需要考慮的是小型IT公司顧問流動頻繁、進入門檻不高,也增加了成功上線的風險。

        是選擇國外公司還是國內公司?一般來說,國內軟件公司的MRP(物料需求計劃)較弱、承接項目多、派出的顧問水平不高。至于選擇國外軟件,文化的差異導致習慣和規則的差異,界面不太友好,某些地方缺乏彈性。另外用戶對國外軟件的產品價格和服務成本較高也要有心理準備。

        2. 產品。ERP廠家的產品演示過程雷同,在較短時間內未必能發現功能方面有太大差別,可以說很多產品都能滿足中小企業的基本需求,所以產品的擴展性和二次開發的成本就值得考慮。ERP產品的核心是MRP(物料需求計劃),很多ERP系統是從財務核算軟件等外圍做起來的,在以MRP、MRPⅡ為核心的制造業企業,在技術、行業企業經驗積累上顯得底蘊不足,顯示出在一些關鍵點上不過關。因此,對于既有OEM又需要按預測生產、采購的離散型制造企業來說,大多數以混合模式進行生產和物料管理,需要多種計劃模式,這時強有力的生產計劃系統顯得尤為重要。

        至于產品技術架構,究竟是C/S好,還是B/S好?只能說是各有利弊。相對于B/S架構來說,C/S發展時間長、技術成熟、客戶端有一套完整的應用程序、數據處理能力強、響應速度快,缺點是系統升級成本高。B/S的好處是可以在任何地方(只要能上網)使用系統,所有運算由服務器完成,客戶端不需安裝任何專門軟件,維護和升級方便。不足之處在于,畢竟B/S結構只是IT技術的發展方向,安全性和應用成熟度方面與C/S結構相比略有不足。需要強調的是,企業要的是真正好用和實用,不要過分糾纏它是基于什么技術。

        3. 顧問。ERP的實施是一項龐大且復雜的系統工程,實施的過程可能會出現各種各樣的問題,實施顧問是給客戶信心的重要砝碼。高水平的顧問可以彌補軟件和公司本身的諸多不足,所以最好由在工廠實際工作過、具有豐富行業經驗的專家型顧問來實施。最好把顧問資歷、時間保證、顧問更換等寫進合同,不要相信廠商的口頭承諾。

        4. 價格。ERP價格主要分為軟件價格、顧問實施費用、升級維護年費三部分,其中顧問實施服務費一般按每人每天計費。另外,二次開發費用可按天計算,也可按開發項目包干計費。在這里要明確,價格可以談,但不要把價格作為選型的第一因素,良好的性價比才是重要的。

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