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          雙桃精化K/3 ERP實施經驗介紹

          瀏覽次數:5102發布時間:2008-1-17

            說明:2003年7月18日,由青島經委、青島凱聯集團主辦的“青島信息化示范項目暨青島雙桃精細化工(集團)有限公司金蝶K/3ERP實施鑒定驗收會”順利進行。來自中國化工信息中心、清華大學、青島科委、計算機協會、軟件協會和青島高校的知名專家、學者會聚一堂,共同對青島雙桃精細化工(集團)金蝶K/3ERP項目實施進行鑒定驗收。這是我作為雙桃ERP項目的實施方經理,在會上為來賓所做經驗介紹的紀錄。
            
            

            青島雙桃精細化工集團有限公司(以下簡稱雙桃)是中國染料行業的大型骨干企業,于1999年改制成立的,前身是始建于1919年的青島染料廠。
            為了迅速適應加入WTO以后新的市場形勢,使企業管理模式與國際管理模式接軌,縮短新產品的研發周期,降低產品成本,提高工作效率,提高企業的整體效益和核心競爭力,雙桃在2002年初著手實施K/3 ERP。
            作為金蝶公司派出的項目經理,和我們的兩名實施顧問一起,做了一年雙桃人。在過去這一年多的時間里,雙桃的領導、項目組成員和業務骨干們齊心合力一步步把這個項目做到今天這樣的效果,作為一個老企業、國有企業,雙桃人在實施中的主動性、敢冒風險勇擔責任的精神令我這個“顧問”非常感動。
            在這里我想談一談和雙桃合作之初對整個項目所做的優劣勢分析;實施中又是怎樣通過產品應用方案來滿足企業實際需要的;再介紹一下我們所使用的實施方法和確定的實施策略;最后對實施中的經驗教訓做一個簡單的介紹。

            一、合作之初的優劣勢分析

            我們首先分析的是行業特點和企業管理上的難點,看看實施ERP是否能夠解決。然后分析了企業現狀,找出ERP實施中可以利用的因素。

            當時分析的行業特點和管理難點包括:

            1、產品規格種類多。在雙桃標準的產品介紹中有“七大類100多個品種”,如果整理成ERP可用的品種,那還要根據含量百分比、質量標準、包裝狀況等各項因素進行更詳細的區分;
            2、物料存儲形態多樣,很多液態原料保存在車間,管理難度大;
            3、原材料和產成品計量都有工業量、折百量之分,生產儲運過程中的投放量、產出量計量都有些難度;
            4、批次品質顏色均有不同,嚴格要求批次管理;
            5、手動生產環節的不良控制方式會導致批次之間品質、收率的大幅變動,要求對生產任務、工序、成本的嚴格控制。
            6、內銷面向庫存生產,外銷面向訂單生產;
            7、老的工作流程不夠順暢,經手的簽字人多,責任不夠明確;
            8、員工年齡偏大,計算機基礎知識少。

            我們雙方也根據掌握的情況分析了這個項目實施的優勢所在:

            1、一把手重視,親自率隊考察客戶,積極接受培訓,并從外部聘請專家擔當項目經理;
            2、項目經理有豐富的管理經驗,精通ERP理論與實踐知識,曾經在其他大型國企成功主持了ERP系統的實施工作;
            3、項目組以各部門負責人和業務骨干為主,要求全力保障項目,在項目與日常經營工作沖突時優先解決項目問題。
            4、員工精神面貌。員工信任領導班子,對企業有自豪感,有為企業奉獻付出的精神。
            5、管理傳統。多年積累的管理經驗。
            6、我方高層也非常重視,副總裁、實施總監高度關注,保證發現問題能夠及時解決;7、 我方實施團隊,F場的實施顧問團隊中包括分公司副總經理,分公司實施部經理等業務骨干,應用深層的問題直接咨詢總部相應的顧問。

            二、產品應用情況

            我們看看雙桃ERP系統采用的模塊,這些模塊又是如何解決我們在前面講過的那些問題的。
            1、銷售部分。銷售是企業經營的龍頭,雙桃的銷售面向全國,有直接用戶也又代理商,在銷售系統中還有異地倉庫的管理問題。系統通過銷售模塊解決接受訂單、開具發票、通知倉庫發貨、產品流向分析、銷售業績統計等問題;通過應收模塊解決貨款回收、回款預計、客戶信用分析、回款業績統計、壞賬管理等問題;通過倉存模塊的應用解決異地倉庫管理、即時庫存查詢等問題。
            2、生產部分。生產管理是ERP實施中的難點,好在雙桃的配方和工藝管理基礎都相當好,原來手工的生產統計也非常到位,實施中更多的是讓大家了解ERP的工作原理和新的工作要求。系統通過計劃模塊管理配方、測算能力需求、安排主生產計劃,并進行物料需求計劃的計算,落實各車間的生產任務和投料情況;通過車間管理模塊解決生產任務單的進度匯報,按工序進行質量檢驗與生產匯報,成品質檢和完工入庫手續等問題。
            3、成本管理。這是雙桃ERP項目的一個亮點,通過成本模塊的應用,不但解決了基本的成本核算,還完成了標準成本的管理體系。系統中使用分步法進行成本核算,滿足流程型生產企業的特點。通過標準成本管理功能,完成差異分析,使企業可以及時得到各類成本差異(如料工費)中數量、價格的影響因素。系統還做了一些成本性態分析、成本預測等方面的工作。
            4、供應部分。ERP的主要功能之一就是降低企業在采購、倉儲環節的資金占用。我們通過計劃模塊的MRP計算自動生成采購計劃;通過采購模塊來發出采購訂單、通知倉庫收貨、通知質檢部門檢驗、確認采購發票、進行價格與供貨情況的分析;通過應付模塊解決貨款支付、付款預測和信用分析等問題。
            5、質檢部分。通過質檢功能的應用,為每種原料、中間體、產成品制定了質檢方案,對外購入庫、成品入庫、工序交接都要記錄其質量狀況,通過質檢報表查詢,可以對供應商、工作中心進行質量分析。
            6、倉儲部分:這也是一個與銷售、生產、采購、財務都緊密相關的核心部分。我們通過倉存模塊解決出入庫、盤點、調撥的操作,進行最高最低存量控制、批號與保質期控制、配套管理、庫齡管理、日均用量、訂貨批量、虛倉管理等方面的處理;通過存貨核算模塊解決材料入庫出庫成本計算、相關明細帳表生成、與財務部分的接口問題。
            7、財務管理部分。雙桃是個歷史悠久的國營企業,老賬多、成本核算復雜,對財務部份要求非常高。早在94、95年就曾經實施過財務軟件,但失敗了,也給財務部門造成了一定的心理壓力。因此,這次實施ERP,財務和其他部門集成應用也是我們的工作重點之一。我們通過總賬、報表、現金流量表等幾個模塊解決基本賬證表的問題;通過應收款、應付款兩個模塊解決信用管理、信用核算、回款付款預測等管理內容。還使用了工資、固定資產、現金、財務分析等模塊解決相應的功能。

            三、實施方法與實施策略

            項目涉及的人多、部門多、職能多、功能多、模塊多;同時,項目中培訓、人員組織、數據整理等各項工作又有很多頭緒。方法和策略當然不可少,通常我們把如何安排并執行實施中的各項任務看作“方法”,把實施中孰先孰后的優先級選擇看作是“策略”。
            實施方法——金蝶KINGFINGER(金手指)六步實施法。其主要步驟如下:

            第一階段:項目組織。這一階段的工作內容主要包括:成立實施組,落實結構、人選和相關職責;召開啟動大會,統一思想;建立項目總體實施計劃。
            第二階段:系統培訓。落實培訓對象、培訓內容、培訓計劃,軟硬件系統安裝并組織培訓。值得說明的是,培訓將貫穿于整個實施過程,而這階段的培訓工作相對更多、更重要。
            第三階段:系統定義。完成現有系統流程整理,新流程定義,原型測試,新流程確認等工作。
            第四階段:數據準備。完成物料編碼、靜態數據準備。
            第五階段:系統切換。會議室試點、初始化、系統切換、開始使用新系統。
            第六階段:運行維護。主要完成企業ERP管理系統的評價和優化工作,如運行檢測;繼續教育和培訓;實施后評估;

            我們采取的實施策略則是:

            1、狠抓數據管理、強調操作能力;系統層層遞進,應用逐步擴展。
            2、由面到點,由易到難,由主到次的實施順序
            3、具體實施策略是:第一期完成整個公司的啟動、調研、流程定義(包括絕大部分的財務模塊、采購、銷售、庫存模塊);第二期完成易出成績、有數據對比、緊迫性高的系統(包括成本核算、生產計劃、車間管理);第三期在上述系統成功運行的基礎上,向縱深擴展(邊完成輔助系統、邊深化細化管理;包括標準成本管理、人力資源管理、財務分析模型等)

            四、實施過程與經驗教訓

            在雙桃的ERP項目建設過程中,我們積累了一些實施雙方工作的第一手資料,現在選擇我們認為比較重要的經驗和教訓與大家共享:

            1、項目組織階段:
            除了一把手重視、強有力的實施班子之外,雙桃還從企業外引進自己的專家顧問做實施的重要角色,既有實施ERP的經驗和能力,又有企業內部人的責任感,他們成為雙桃ERP建設的骨干,雙桃也就成了ERP建設的主人。
            召開聲勢浩大的項目啟動大會。除企業內部人員參加外,政府領導、金蝶高層也參加了會議,在整個企業造成開弓沒有回頭箭的聲勢,充分顯示了信心與決心。
            嚴肅項目計劃,對成員、編碼、切換時間等要素做深入討論。

            2、系統培訓階段
            隨時安排環境進行培訓。培訓需要環境,一般的企業沒有非常獨立、完整的培訓條件。隨著實施計劃,邊買邊培訓、培訓完再投入應用,如此循環。
            督促企業內部的基礎培訓。
            抓住時機組織系統管理員培訓。系統管理員職責非常重要,但實施中容易被忽略,他的培訓也不是聽課能聽來的,從一開始就把工作壓給他,做了就記住了,做了就等于培訓了。

            3、系統定義
            面對挑戰,敢于變革現有流程。ERP不能跟著手工走,有習慣問題、有利益問題,不能不考慮,也不能全考慮。在這個環節中,一把手、項目經理的作用非常明顯。
            及時溝通,清晰傳遞未來流程。流程定義完了,要一次又一次的培訓,把流程貫徹下去。不但要講新流程,還要及時關閉舊的流程,讓舊的工作方式運轉不下去。
            全面考慮,搞好流程配套工具。新的流程要配合新的單據、新的報表,如何用、何時用、印刷好還是直接打印,都需要提前準備。

            4、數據準備
            對基礎數據編碼、分類的引導。每個企業原來都有可能有各種編碼和分類,雙桃也不例外。但原來的體系是針對部門應用的,新的系統可能需要統一起來,就需要適當的引導,太繁瑣不利于輸入和記憶,太簡單不利于分類和查詢。
            對期初值要仔細核對、大膽決斷。如果企業原來的實物、各個部門的數據能夠完全一致,ERP也就沒那么重要了,但是規范準確是逐步完成的,希望通過一次盤點、一次對賬解決所有問題也是不可能的。精確到什么程度?誤差如何處理?需要有決心和魄力。

            5、系統切換
            除了初始數據,還有很多要準備的。這個階段的核心問題是完成初始化啟動系統運行。剛才提到單據和報表,盤點方案、數據調整方案、培訓等等都要到位。
            坦誠相見,和用戶一起解決問題;及時反饋,馬上培訓,穩定軍心。問題總是有的,發現問題如何處理?馬上通知相關人員,積極落實解決辦法,而且一定要讓用戶參與到解決問題的隊伍中來。

            6、運行維護
            雙方都要繼續投入精力,持續貫徹理念并推動應用向縱深發展。
            慎重的選擇時機進行版本升級,雙桃從最初安裝到現在一年多的時間里,K/3ERP小版本先后發布兩次,我們都及時安排了升級以便讓大家用到最新的功能,但沒有影響企業的正常工作。
            實施到了這個階段,大家的勁將松未松之時,請專家為系統進行評價。應用好的地方給以肯定,給大家以信心和新的希望;應用還存在問題的地方,及時改正。(完)

            附件:與會專家經過一個上午聽取企業K/3 ERP項目實施的工作匯報、技術匯報、系統運行匯報和現場勘察,對雙桃精細K/3ERP項目做出了如下的評價:

            1、提供的鑒定驗收材料齊全完整、統一,數據可靠,可以作為鑒定驗收依據。
            2、項目列入青島市重點技術創新項目計劃(2002年第一批)。按照總體規劃、分部實施的方針,采用金蝶公司《金手指六步實施方法》,對項目組織、系統培訓、系統定義、數據準備、系統切換、運行維護的每一步驟,進行了認真準備和實施。實現了內容全面、速度快捷、質量上乘、成本降低的目標。
            3、項目從開始實施,企業領導親自掛帥,銷售、生產、采購、質檢、財務等部門積極參與,利用系統提供的數字信息,為企業管理和經營決策提供支持。企業經營者和管理者已經成為信息化主體。
            4、項目構建的信息網絡環境性能可靠。通過數據服務器、文件服務器和光纖中心,實現了企業內部信息集成;通過WEB服務器實現了內部信息與因特網的集成。采用防火墻及防病毒軟件,為企業信息化安全運行提供了保障。
            5、項目成功實施了金蝶K/3 ERP系統和金蝶OA系統,實現了物流、資金流、信息流的集成,信息化縮短了產品的開發周期,提高了質量控制水平、降低了成本、加強了生產計劃控制、提高了資源利用效果和市場反應能力。
            6、項目實施中狠抓了“自己的業務自己做”和“即時處理業務”,確保了系統數據信息準確、及時、完整,充分利用系統報表對經營過程、經濟責任進行控制和考核。尤其在標準成本控制、費用預算控制、質量工序過程控制和銷售預測分析方面有創新性應用。項目還培養了一大批懂現代管理和信息技術的復合型人才。
            7、項目計劃總投資200萬元,實際總投資240萬元,其中青島市政府信息化帶動工業化補助資金30萬元用于部分硬件和軟件的購置,其中形成固定資產實現投資130萬元。項目完成投入運行后,新產品開發周期縮短一半以上,開發費用降低6%,會計報表編制期由13天縮短為3天,同時部分崗位的人員得到精減。今年上半年,新產品的上市品種較去年同期增長75%,新產品占銷售收入的比重同比增加12%,企業增加銷售收入1235萬元,增加經濟效益290萬元。
            8、專家一致認為該項目規劃合理,采用的技術先進實用,結合企業業務流程再造,實現了企業信息化的預期目標,經濟效益和社會效益顯著,企業在該項目實施過程中創造的經驗具有示范和推廣價值,其綜合應用效果達到國內先進水平,同意通過鑒定和驗收。
            9、建議企業按照整體規劃、分步實施的原則,進一步完善企業信息化的其他環節。
            經過鑒定,專家組成員們普遍認為青島雙桃精細化工(集團)與金蝶軟件共同合作的金蝶K/3 ERP系統與雙桃精細的業務流程結合良好,運行正常并開始逐步發揮經濟效益,達到了實施前的目標,具有在制造業信息化過程中推廣的價值。

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