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      寧波波導成功應用金蝶軟件案例

      瀏覽次數:3457發布時間:2008-1-17

          一、項目背景介紹

        1.波導公司簡介

        寧波波導股份有限公司(以下簡稱波導)是目前國內最大的擁有完整自主知識產權的尋呼機研制、開發和生產基地,是國家計委、信息產業部批復的移動電話生產和入網許可企業。

        2.波導信息化主要進程

        企業規模的迅猛發展,必將給原有的管理模式和業務處理模式帶來巨大沖擊。由于手工操作的弊端和局限日益明顯,已經難以滿足業務發展的需求,信息化建設必然地列入了企業決策者的議事日程。

        早在1997年,波導就在全公司內推廣會計電算化,并取得了一定的效果。然而隨著企業的快速發展,使波導公司的決策者認識到單純的財務軟件已經遠遠不能滿足公司的發展需要,集財務、物流、成本、計劃、分銷為一體的企業管理軟件才是企業所需,企業迫切的需求拉開了波導信息化建設(波導E-MIS工程)的序幕。

        2001年2月,經過為期半年的企業管理軟件選型,波導公司在詳細考察了眾多國內外知名的ERP公司與產品后,慎重選擇了金蝶K/3 ERP產品,同時選擇了金蝶公司作為信息化建設的合作伙伴。

        二、波導信息化建設解決方案

        (一)產品應用方案

        1.股份公司使用包括成本、計劃在內的金蝶K/3工業版軟件,實現股份公司財務、物流、生產、成本及計劃管理;

        2.銷售公司和分公司使用包括分銷、E系統在內的金蝶K/3商業版軟件,實現其財務、分銷、物流管理;

        3.各分公司通過IMTS和遠程數據傳輸工具將帳套定時自動傳送到總部,總部時時監控各分公司的財務、物流情況;

        4.通過集中式報表合并系統完成分公司---銷售公司---股份公司的逐級匯總和合并;

        5.各經營部不設獨立帳套,作為分公司的遠程銷售部門和遠程倉庫利用IE瀏覽器、使用E系統操作倉存、銷售、應收系統;

        6.各研究院使用金蝶K/3工業版軟件;

       。ǘ┚W絡系統配置方案

          (三)系統實施方案(策略與方法)

        在金蝶“金手指六步實施法”的指導下,波導的信息化建設制定了“一個核心”、“四個體系”、“五個階段”的實施策略來指導項目的整體實施工作。

        “一個核心”:建立以財務管理為核心的e_mis信息化建設工程;

        “四個體系”包括:

        第一:建立公司財務為主體的財務監控體系,通過集中式報表合并完成財務管理監控;

        第二:建立以銷售公司、分公司、辦事處為主體的商業分銷體系;

        第三:建立以工廠工業制造為主體的生產、計劃管理體系;

        第四:建立以EIS為主體的決策支持體系

        “五個階段”包括:

        第一階段:徹底實現全公司財務電算化,減輕財務人員的勞動強度,提高會計信息的準確性和及時性;

        第二階段:全面啟用物流管理系統,提高物流系統的準確性和及時性;實現財務業務一體化,加強財務、業務聯系,加強財務對物流的監控;使財務、物流信息高度共享,加強企業間部門之間的聯系,減少重復操作;

        第三階段:加大對商業信息處理的深度和廣度,通過對有用數據的提取、加工和利用,使之成為更有價值的信息,為企業的經營管理和科學決策提供依據;

        第四階段:由全部、籠統的核算轉向專項的項目目標管理,細化目標和考核標準,加強專項控制和比較;由純粹的核算和分析轉向預測和預算,使目標預算管理思想得以實現;

        第五階段:由企業內部資源的管理和控制,轉向更為廣闊的外部世界,時時反饋市場信息,加強供應商和客戶關系管理,使企業在激烈的市場競爭中,永遠立于不敗之地。

        三、項目實施主要過程

        波導公司是一個既有工業生產又有商業銷售的超大型高科技企業,各獨立核算實體分布在全國各地,股份公司、銷售公司、各分公司及經營部之間既有物流的轉移和買賣關系外,資金、往來業務也非常頻繁,往來對帳、合并報表是波導日常最為重要的工作之一。因此,如何在充分考慮整體一致的前提下,又使各獨立核算實體根據自己特殊的情況做出具體的變化就顯得尤為重要。

        1、確立了以財務、業務信息為主線的整體流程,理順企業管理流程

        股份公司工廠從外部采購原材料,進行加工、生產,產成品銷售給銷售總公司,進行統一銷售管理;銷售總公司將從總部采購的商品銷售給各分公司,各分公司獨立核算,嚴格考核工業生產和商業銷售各環節收入、成本和利潤情況。全公司使用統一基礎資料編碼原則,因為只有編碼規則統一了,賬務、財務數據才有匯總和比較的基礎,如:要求會計科目一級必須統一設置,二級科目工、商業各系統內必須統一,最明細科目才可以根據實際情況自行設置。

        2、根據企業管理和核算需要,在統一編碼的原則下建立不同的編碼體系。

        根據波導工業生產管理的實際需要和商業銷售體系的實際特點,在統一編碼原則前提下,股份公司物料編碼按類別詳細設置,銷售系統取對應類別而不具體到明細。如:波導S1000手機,股份公司首先設定大類---手機,然后是型號---S1000,接著按顏色、硬件版本、軟件版本等非常詳細的信息設置物料編碼;而銷售系統就不需要這樣來設置了,只取前兩級,這樣既滿足了企業生產管理需要,同時也滿足和方便了銷售公司和各分公司銷售管理和財務管理的需要。因為在實際的商業流通過程中,根本就沒辦法識別硬件版本、軟件版本,即使是波導公司專業的技術人員也需要拆開手機才能識別。

        3、建立科學規范的會計科目設置原則和結構體系,滿足財務業務一體化管理需要。

        考慮到信息的高度集成和高度共享,應該充分簡化科目設置,加強業務系統應用,首先需要從過去傳統的財務軟件模式中徹底地轉換過來,取消那些財務軟件存貨類科目按產品設置明細科目并加數量金額輔助核算的設置方式,因為在K/3ERP管理軟件中,業務系統豐富的統計報表完全滿足客戶任何統計報表查詢的需求;其次要對應收、應付類科目取消按客戶、供應商、產品設置明細科目的習慣,改為按項目設置輔助核算,因為核算項目維護一次,所有與之相關的核算科目不需要重復操作,而且通過憑證模板設置,業務系統單據已經錄入有關信息,如:客戶、供應商、商品等可以自動攜帶,自動生成憑證傳遞到總帳系統,實現財務業務一體化。

        4、通過標準業務流程整理,完成波導公司規范應用

        業務流程統一是實施最為重要的一步,同時,也是實現K/3ERP同波導具體實際相結合最明顯的表現。特別是針對一個大型企業來說,規范、統一比其他任何事情都重要。正如企業人員所言,“公司小的時候,可以靠方便、快捷、靈活,但是對于一個大公司而言,規范、統一的管理才是最主要的”。實施小組利用很長時間,深入工廠和銷售公司,經過充分調查、了解和討論,最終制定了波導公司標準業務流程和標準業務單據憑證模板,為公司的統一管理提供了科學的工具。

        5、充分利用產品的技術優勢,是促使項目成功實施的重要因素

        利用金蝶公司先進的遠程數據傳輸工具IMTS完成分公司帳套的定時、自動傳輸,為集中式合并報表的使用提供了保證;利用安全、方便、客戶端零維護量的WEB產品完成辦事處的遠程操作;利用功能強大的客戶化工具包,完成自定義單據、自定義報表查詢、自定義報表格式,實現波導特色的特殊業務處理;利用數據“高度集成,高度共享”的特點,完成所有系統基礎資料一次性維護,財務、業務一體化。

        四、項目應用效果評析

        波導公司的信息化建設達到了預期的效果:

        1、波導公司培養了一批優秀的信息化管理、應用人員。

        通過項目實施,掌握先進的管理思想和管理工具,提升了管理能力。不僅表現在對K/3ERP產品的掌握應用,更重要的是提高了企業人員規范運作與管理的思想;

        2、統一集團財務管理。

        K/3系統統一了集團公司所屬財務的核算要求,實行了多用戶、多賬套的財務管理,并實時對下屬分公司財務狀況進行監控,通過對集團財務進行集中整合,財務大大提高,資金周轉速度加快,監管力度明顯增強。

        3、統一業務操作流程。

        業務流程統一是標準化工作的基礎,在波導公司領導高層的親自參與下,根據K/3的軟件思想并根據波導公司的實際業務,統一了業務流程,并將其轉化為公司的規章制度,由上至下統一遵守。打破了以往進行業務工作的隨意性,提高了管理效率。

        4、加強了基礎管理。

        基礎數據是信息化的基礎,對集團公司全部的固定資產、產成品、再產品、原材料進行了徹底盤點、清理和核對,重新登記和統一編碼形成基礎數據,并進行了反復多次的核對,確保了所有數據的正確性。通過規定基礎資料編碼原則,統一了數據統計口徑,加大了統計數據的可比性,實現了“可量化”的管理目標。

        5、加強了企業庫存管理,降低了企業運營風險。

        根據各銷售分公司匯總銷售定單和科學市場預測,結合現有庫存、安全庫存、已分配量等多種因素,通過MRPII運算編制主生產計劃和物料采購計劃;采購部門嚴格按照采購計劃進行采購,材料嚴格按照工藝路線、生產領料單定額進行發放,及時跟蹤生產過程管理,盡量減少庫存積壓,在保證正常生產的前提下,實現庫存成本最小化。

        6、形成了有效的控制與制約機制。

        各分公司借助計算機對銷售部門全方位監控,規范了銷售行為。銷售行為一發生,銷售出庫單和報銷時的發票,自動傳到財務的相應模塊,其數量、單價、金額、質量一致進行匹配,否則計算機掛起不做核銷,由財務部門查明原因,提出處理意見。這樣避免了業務員私自交易,減少了物品的流失。

        7、在節約成本的同時,加強了分支機構與集團公司的聯系。

        在使用ERP系統前,分支機構與總部對帳總是要耗費巨大的人力和物力,而且效率十分低下。但通過實施金蝶K/3系統,這一狀況獲得極大的改善,總部只需通過總部服務器接收數據,便能獲得充分的信息。

        8、企業面對市場的反映速度大大加快。

        計算機的客戶信息、合同管理、定單管理及產成品庫存和應收管理在同一系統內運行,用戶變動情況、市場需求情況及產品銷售情況,公司領導和每一個銷售人員及生產單位都了如指掌,企業營銷形成了以信息化為基礎的、以市場為導向的、全員運作的機制。產品的銷售流程設計合理、市場的反應速度加快。

        9、樹立了企業形象,提高了市場競爭力

        加快了信息反饋速度,加強了信息使用的廣度和深度,提高了企業市場競爭力,樹立了良好的企業形象。

        五、結束語

        企業的信息化建設是一個長期的過程,波導的信息化建設也只是“萬里長征走完了第一步”,隨著企業的不斷發展,波導公司也將緊緊跟隨時代的步伐,不斷的加強自己的信息化基礎,提高企業在信息時代的核心競爭力,從而在新的世紀迎接新的挑戰。

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