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      福州新捷揚K/3ERP應用案例

      瀏覽次數:3319發布時間:2008-1-17

        福州新捷揚食品公司是臺灣新東陽集團于九二年底投資于福州的一個專業生產食品的廠家,連續多年被評為省先進企業、重點企業。中國加入WTO后,競爭日趨激烈,我們面臨的競爭環境發生了根本性變化,如顧客需求瞬息萬變、技術創新不斷加速、產品生命周期不斷縮短等。隨著客戶需求的提高及管理思維日新月異地發展,傳統的管理手段已經不能完全滿足公司發展的需要。我們迫切需要開拓嶄新的管理視野,掌握實用的管理技巧,建立具有競爭力的信息化管理平臺,以促進生產方式由主導型轉向市場主導型、經營模式由粗放性經營轉向成本控制性經營、管理類型由部門管理轉變為企業級協同商務。
        
        一、管理癥結

        1、首先暴露出來的是物流上的漏洞
        
        食品行業因為其產品特征及市場要求,對存貨有著嚴格的批次及保質期的管理,對庫存情況的及時性要求非常高,在原手工賬的情況下,企業負責人無法及時準確的了解的庫存。另外,銷售部門也無法及時掌握企業庫存的變化,常常出現客戶拿著提貨單去指定倉庫提貨時提不到貨,而其他倉庫卻有較充裕的庫存。
        
        2、物流上的漏洞影響了財務管理
        
        業務部門與財務部門不能很好溝通,造成結算拖延、庫存與帳目不符等;先發貨后結算的情況下,無法判斷客戶的信用度以降低壞帳損失的風險;財務對各購銷業務的發生情況無法做到有效監控。
        
        3、市場反饋信息系滯后于企業管理的需要
        
        手工財務數據相互獨立,財務信息傳遞通過層層統計報表,常常出現數字不符、報表不詳的情況,難以達到統計數據的及時性、準確性、相關性要求。集團決策層、領導層很難及時地把握來自市場的準確信息,也就無法快速對市場作出正確的決策和預測。
        
        4、難以實現成本管理
        
        面對多變的市場環境,如何及時滿足用戶的多品種需求,進行科學合理的成本預測、成本分析及成本控制,及時、準確地為企業管理者提供經營決策信息,顯的至關重要。而傳統的成本核算方法及核算工具只是粗放地進行成本核算及成本管理,很難滿足公司管理的需要。
        
        新捷揚公司資金流、物流和信息流相脫節,造成銷售成本不斷上升,更導致產品銷售信息難以及時掌握、對市場相應速度落后,影響公司的整體銷售能力。

        二、ERP選型

        2001年,我們下定決心建立企業信息化管理系統,引進ERP加強企業資源管理,提升整個企業的管理水平,為此專門成立了ERP項目選型小組,并提出要求:ERP軟件必須是成熟的產品,包括對環境的適應性、實踐的成熟度以及技術的成熟度;挑選最適合本企業管理模式的企業管理軟件;需要具有針對行業以及業務的解決方案;軟件供應商在IT界需有良好的信譽,該ERP產品需要有高水平的本地化技術支持;有較強的實施隊伍及項目實施經驗;具有比較標準化的實施流程;ERP廠商的售后服務質量比較好;該ERP產品具有比較合理的價格。經與國內外眾多ERP軟件的評測與比較,新捷揚公司最終把目光鎖定了金蝶。

        三、K/3ERP項目的目標

       。ㄒ唬⿲崿F財務業務一體化
        
        信息孤島問題阻礙了新捷揚的發展,實現財務業務一體化是我們進行信息化建設的初衷。從硬件和軟件上保證財務業務的協同,在加強對企業資金流管理的同時,加強物流控制,達到真正有效的經營運作監控。
        
       。ǘ﹪栏駧齑婀芾
        
        庫存是連接企業內外的樞紐,而且庫存占用資金情況直接關系到企業資金周轉問題。根據產品的生產工藝、材料定額和制造部門的生產計劃,科學進行材料采購;材料的收、發遵循嚴格的控制程序,在保證生產順利進行的同時,盡量減少庫存成本。
        
       。ㄈ﹥灮髽I的業務流程
        
        結合計算機環境下企業管理模式的新要求,綜合考慮公司的業務特點和企業軟、硬件條件,設計最優業務流程。實現"信息集成、過程集成、功能集成",實現"一張原始憑證(銷貨發票、購貨發票、入庫單、領料單等)一次錄入,業務核算、統計核算、會計核算全部自動完成";實現對業務過程的科學嚴格控制;真正提升企業的核心競爭力,滿足企業的長遠發展需要,應對競爭激烈的市場環境。
        
       。ㄋ模┘訌娖髽I外部以及內部往來款的控制
        
        借助核算項目管理和往來管理,加強對現金收支的管理,節省成本費用支出。對每一筆的往來款進行賬齡分析,對每一筆資金的來源和使用情況進行分析,減少不必要的開支;進行個人往來管理,利用個人往來將每筆支出所引發的資金管理責任落實到人。
        
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        對公司的原材料,半成品,產成品的出入庫成本進行精確的計算,彌補之前手工情況下對成本計算不準確、不及時的不足。

        四、K/3系統的實施

        系統實施是決定系統能否在企業中成功運用的關鍵。新捷揚公司領導對這個項目非常重視,為確保本次實施成功,新捷揚與金蝶共同成立了項目實施小組。根據金蝶的金手指六步法,雙方對整個實施過程擬定了計劃。
        
        1、實施小組經過分析研究決定采用分步實施的方法,實施順序依次為:財務管理模塊,包括:總賬,報表,工資,固定資產,現金管理,財務分析;物流管理及應收應付管理模塊;成本管理模塊。
        
        2、在金蝶"金手指六步實施法"的指導下,新捷揚公司的信息化建設在一個有序的環境下順利實施完畢。
        
        項目組織:為了保障項目的順利實施,新捷揚公司總負責人出任項目領導小組組長,以保證該項目的人力和時間資源。在財務部選出對業務熟悉、對電腦操作熟練的人員作為項目經理,不定時對項目進行督導,在整個項目組織階段,雙方配合默契,為項目順利進行打下了堅實的基礎。
        
        系統培訓:在系統培訓階段,金蝶公司制定了一整套切實可行的培訓方案:A、由系統實施部對難操作模塊自行編制了一套培訓操作手冊,以淺顯的語言、直觀的圖形使學員一目了然;B、培訓完成后發統一的練習題進行練習;C、定時進行調查,若培訓工作存在問題,再申請進行復訓,以促進相關人員應用技能持續提高。經過這一系列的充分準備,順利完成了培訓工作。
        
        系統定義:雙方進行了深入的交流,從對會計科目的設置、輔助核算的定義,到各類報表的設置、各種業務流程的制定與改善等都作為細致深入的分析和改進,從而優化了整體處理流程。
        
        數據準備:由于該系統涉及到整個企業信息化建設的多個方面,在數據準備階段對數據的一致性、全面性、準確性要求就顯得格外重要,歷經兩個多月的數據準備工作,新捷揚公司從物料編碼、科目設置、供應商、客戶到固定資產卡片等都進行了細致科學的整理、歸檔,形成了一套完整、準確的基礎數據。
        
        系統試運行:在系統初始階段,由財務科和生管科統一制定規則,避免了各部門意見難以統一的麻煩。經過近一個多月的試運行,各類報表基本完成。
        
        系統切換:經過兩個月的試運行后,項目經理、部分業務骨干和金蝶公司相關實施人員組成了一個專門的系統驗收小組,對K/3系統進行了全面驗收,同時對各相關人員提出了建議和意見,確保系統更好地運行。

        五、K/3ERP應用效果評析

       。ㄒ唬┙祿行、數據高度共享
        
        財務管理各子模塊,物流管理各子模塊的數據在K3系統的基礎資料中高度共享,并形成數據中心,集中維護,非常利于數據的綜合利用。
        
       。ǘ⿲崿F財務業務一體化管理
        
        財務部由憑證到帳頁完全由計算機來完成,所有業務人員,財務核算分別可按部門、專項、往來、個人、臺帳進行一種或多種交叉核算。各財務人員在業務上真正做到了協同合作。報表管理及固定資產系統管理和核算以及同帳務系統連接也不需要進行手工處理,月未可直接生成帳務憑證。真正達到及進時、高效。
        
       。ㄈ┕⿷、倉庫、銷售部門業務連貫
        
        一張單據走遍各個部門,領料、發貨有條不紊,庫存占用得到了有效的控制。對于每天收、發、存情況清晰明了。尤其對于銷售系統來說,不僅將管理到每個地區,而且對每一個業務員的收款、發貨情況通過不同形式的多張表查詢了出來,真正做到了帳帳相符。
        
       。ㄋ模蚀_的物料成本核算
        
        對企業的各種物料成本的進行精確的成本核算,對每一張銷售出庫單的成本計算的清清楚楚,為公司的成本控制提供了堅實的基礎。
        
       。ㄎ澹⿲嵤㎏/3后,企業員工工作效率得到了提高
        
        樹立了全員質量管理的理念,培養了一批真正的復合型人才,為公司的長遠發展奠定了人才基礎,企業開始由職能性管理轉化為流程性管理,企業的監控機制變的更加健全,團隊協作精神明顯增強,決策判斷更加準確,并提升了整個團隊的信心和拼搏精神。

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